การเพิ่ม Productivity เป็นหนึ่งในโจทย์ที่หลายๆ คนมีปัญหา เพราะในชีวิตของเราทุกๆ วันนั้นมีอะไรให้ทำค่อนข้างเยอะ แน่นอนว่าสิ่งที่หลายๆ คนมักบ่นกันคือ “ทำไม่ทัน” หรือไม่ก็ “ไม่ได้ทำสักที” ซึ่งก็มักจะตกไปที่เงื่อนไขว่าเวลาที่เรามีอยู่นั้นเหมือนจะไม่เพียงพอต่อสิ่งที่เราต้องทำ

แต่เอาจริงๆ ถ้าเรารู้จักจัดการตัวเองดีๆ แล้วล่ะก็ มันก็พอจะทำให้เราเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ทำให้เราเห็นผลหลายๆ อย่างได้มากกว่าที่เคยเป็นอยู่เช่นกัน บล็อกวันนี้เลยเอาเทคนิคง่ายๆ ที่คนมักทำกันเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานมาแบ่งปันแล้วกันนะครับ

1. เริ่มทำ (สักที)

หลายๆ สิ่งที่เรา “ยังไม่ได้ทำ” ก็เพราะเรา “ไม่เริ่มทำ” มันสักที การดองไอเดียหรืองานเอาไว้ก็ไม่ได้ทำให้งานมันหายไปหรือน้อยลง ฉะนั้นแล้วทางที่ดีคือเราควรรีบเริ่มต้นสิ่งที่เราต้องทำหรืออยากทำเสียแต่เนิ่นๆ

แน่นอนว่าเรื่องนี้นั้นค่อนข้างยากพอตัวเนื่องจากเอาเข้าจริงๆ เราจะเจอสถานการณ์ว่าเวลาว่างมักจะชวนให้เราอยากพักผ่อน หรืออยากทำอย่างอื่นที่ “คลายเครียด” จากงานก่อนๆ จนทำให้งานที่เราควรจะได้เริ่มทำนั้นไม่ได้ทำเสียที ครั้นพอถึงเวลาที่จะลงมือทำก็ดันมีงานอื่นๆ เข้ามาแทรกแล้วดึงเวลาไป

ด้วยเหตุนี้แล้ว ถ้าคุณอยากจะเริ่มมีอะไรใหม่ๆ หรือได้ทำสิ่งที่คนอยากเห็น “ผล” คุณก็ต้องรีบเริ่มมันเสียเป็นอย่างแรกนั่นแหละครับ

2. กระจายงานออกไป

หลายๆ ครั้งที่เราทำงานนั้น เรามักจะเผลอเก็บงานเอาไว้กับตัวเองด้วยกาารมองว่าเป็นความรับผิดชอบของเรา บ้างก็เพราะเป็นงานที่เราแคร์ เป็นงานที่เราอยากดูแล จนบางทีกลายเป็นว่างานมันกองสุมมากมายหรือไม่ก็กลายเป็นคอขวดอยู่ที่ตัวเราเสียอย่างนั้น

หลักสำคัญอย่างหนึ่งของการทำงานแบบมี Productivity คือการกระจายงานออกไปและให้เราโฟกัสกับงานที่จำเป็นและสำคัญ อย่าลืมว่าเราไม่ได้ทำงานคนเดียว มีคนอื่นๆ ที่สัมพันธ์กับงานต่างๆ นี้ไม่แพ้กับเราและพวกเขาเองก็ล้วนมีหน้าที่บางอย่างในงานนี้เช่นกัน ถ้างานทั้งโปรเจคขึ้นอยู่กับคุณคนเดียวแล้วล่ะก็ มันก็คงไม่รู้จะมี “ทีมงาน” เอาไว้ทำไม

ส่วนคนที่เริ่มต้นจากตัวเองนั้น การกระจายงานออกไปก็หมายถึงการที่คุณอาจจะต้องมองหา “ตัวช่วย” หรือ “ผู้ช่วย” มาแบ่งงานที่คุณทำออกไปในส่วนที่คุณไม่จำเป็นต้องทำนั่นแหละครับ

อย่าลืมว่าคุณไม่จำเป็นต้องทำทุกอย่างเอง แต่คุณควรเอาพลังที่คุณมีไปทำสิ่งที่สำคัญที่สุดต่างหาก

3. แบ่งเวลาสำหรับแต่ละงาน

เมื่อเรามีงานต้องทำเยอะๆ แล้วนั้น การทำบางงานมากเกินไปจนกินเวลางานอื่นๆ ก็อาจจะทำให้การจัดการเวลาที่เคยวางแผนไว้พังครืนเอาได้ง่ายๆ

หนึ่งในเทคนิคที่เขามักแนะนำคือการที่คุณต้องรู้ว่าคุณมีงานต้องทำอะไรบ้าง เยอะแค่ไหน และคุณตัดสินใจจะใช้เวลาเท่าไรกับแต่ละงาน ซึ่งหลังจากที่คุณตัดสินใจแล้วนั้น คุณก็ต้องเคร่งครัดกับมัน เช่นถ้าบอกว่าจะทำงานนี้ 2 ชั่วโมง คุณก็ต้องทำ 2 ชั่วโมงจริงๆ ไม่ใช่ปล่อยให้ไหลไปเรื่อยๆ เพราะคุณเองก็ยังมีงานอื่นๆ ที่ต้องการเวลาจากคุณเหมือนกัน

4. จัดลำดับความสำคัญ

ไม่ใช่ทุกงานจะสำคัญเท่ากัน งานแต่ละงานได้ผลไม่เท่ากัน ส่งผลกับชีวิตคุณไม่เท่ากัน คุณในฐานะเจ้าของชีวิตและเจ้าของเวลาก็ต้องตัดสินใจให้ได้ว่าอะไรสำคัญไม่สำคัญ อะไรสำคัญกว่ากัน

คนที่เก่งๆ นั้นมักจะจัดลำดับความสำคัญของเรื่องต่างๆ ในชีวิตอยู่บ่อยๆ เพื่อให้รู้ว่าเขาต้องทำอะไรเช่นเดียวกับการที่จะรู้ว่าเรื่องไหนที่เขาควรจะสนใจและเรื่องไหนที่ควรจะปล่อยผ่าน ทั้งนี้เพราะถ้าเขาให้ความสำคัญกับทุกๆ อย่างในแบบเท่าๆ กันก็คงจะไม่ได้ให้ผลลัพธ์ที่ดีเท่ากับการที่โฟกัสไปเรื่องที่สำคัญและสร้าง Impact ได้ดีที่สุดก่อน