ถ้าใครที่อ่านหนังสือแนวพัฒนาตัวเอง หรือหลักการบริหารจัดการงานต่างๆ แล้ว หนึ่งในโมเดลที่คนจำนวนมากพูดถึงกันเป็นประจำคือหลัก The Eisenhower Matrix หรือที่หลายๆ คนอาจจะจำได้ในรูปแบบของ Urgent-Important Matrix ที่ถูกพูดถึงจนแพร่หลายในหนังสือ The 7 Habits of Highly Effective People ของ Steven Covey

แล้วที่มาของโมเดลนี้คืออะไร ก็ต้องเล่ากันก่อนว่ามันคือหลักของ Dwight D. Eisenhower ซึ่งเป็นประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐฯ ใช้ในการตัดสินใจระหว่างสงครามโลกครั้งที่ 2 ซึ่งตอนนั้นเขาอยู่ในฐานะนายพลของกองทัพนั่นเอง และเขาก็ได้ใช้หลักการนี้ในการตัดสินใจเรื่องสำคัญๆ มากมาย

หลักที่ว่านี้ใช้วิธีการแบ่งเรื่องต่างๆ ออกโดยมีแกนสำคัญสองอย่างคือ “ความด่วน” และ “ความสำคัญ” ซึ่งก็จะได้เป็นกล่อง 4 กล่องตามรูปด้านล่างนี้

เมื่อเราจัดงานของเราเข้าตามกล่องต่างๆ ที่มีไว้แล้ว เราก็จะเห็นว่ากล่อง Do First นั้นคือกล่องสำคัญที่สุดและต้องรีบสะสางก่อนใครเพื่อน รวมทั้งเป็นสิ่งที่คุณควรโฟกัสและทำให้เสร็จโดยเร็วที่สุด ในขณะที่กล่อง Schedule นั้นคือเรื่องสำคัญแต่ยังไม่เร่งรีบซึ่งคุณสามารถจัดงานเหล่านี้ไว้ “จัดการ” ภายหลัง

ในขณะที่กล่อง Delegate หมายความว่าเรื่องนี้ไม่สำคัญแต่เป็นเรื่องด่วน คุณควรจะมอบหมายให้คนอื่นรับช่วงดูแลต่อไปแทนที่จะต้องทำเอง (เพราะคุณต้องเอาเวลาไปทำเรื่องในกล่อง Do First นั่นแหละ) และกล่อง Don’t Do คือกล่องที่ไม่จำเป็นและคุณควรจะไม่เสียเวลาในการจัดการเรื่องเหล่านี้เลย

ประโยชน์สำคัญของการใช้ The Eisenhower Matrix คือการทำให้เราสามารถแบ่งประเภทของงานต่างๆ ออกมาในแบบที่สามารถบริหารจัดการต่อได้อย่างมีประสิทธิภาพ และโมเดลนี้มักจะถูกผู้บริหารหรือผู้จัดการที่ทำงานเก่งๆ ใช้ในการจัดสรรงานที่มีเยอะมากในแต่ละวันเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานสูงสุดนั่นเอง

ในปัจจุบัน แม้ว่าจะไม่มีสงครามหรือบางคนก็อาจจะไม่ได้ต้องบริหารจัดการโปรเจคใหญ่ๆ เยอะๆ แต่รูปแบบของ The Eisenhower Matrix ก็ยังคงแพร่หลายและนำไปประยุกต์ใช้ในการจัดเวลา (Time Mangement) รวมทั้งถูกสอนในคอร์สพัฒนาตัวเองอยู่เสมอ