การติดต่อและประสานงานกันนั้นเป็นสิ่งที่คนทำงานต้องทำกันอยู่ประจำในทุกๆ วัน ไม่ว่าจะเป็นการติดต่อกันภายในแผนก ข้ามแผนก หรือแม้แต่ข้ามบริษัทไปยังลูกค้า เอเยนซี่ Supplier และการสื่อสารเพื่อประสานงานกันนี่แหละที่มีส่วนสำคัญมากในการทำงานงานประสบความสำเร็จและมีประสิทธิภาพมากน้อยแค่ไหน

แน่นอนว่ากับการทำงานทุกวันนี้ที่เรามีเครื่องอำนวยความสะดวกในการติดต่อประสานงานเยอะมากกว่าแต่ก่อน ทำให้เรามองเห็นโอกาสที่สร้างประสิทธิภาพการทำงานที่เพิ่มขึ้นไม่ว่าจะเรื่องการติดต่อสื่อสารที่ง่ายดาย สามารถส่งข้อมูลต่างๆ ได้รวดเร็ว ฯลฯ

แต่นั่นก็ใช่ว่าการสื่อสารที่มีเทคโนโลยีมากขึ้นจะทำให้การทำงานเวิร์คเสมอไป เพราะท้ายที่สุดแล้วถ้าคนไม่มีประสิทธิภาพหรือไม่ได้ทำงานในแบบที่ควรจะเป็นแล้วล่ะก็ สุดท้ายก็จะผิดพลาดและสร้างความน่ารำคาญให้กับคนร่วมงานคนอื่นๆ เอาได้เหมือนกัน พอเป็นอย่างนี้ ผมเลยลองมานั่งคิดๆ ดูถึงพฤติกรรมที่มักเกิดขึ้นจากการติดต่อประสานงานแล้วทำให้คนอื่นๆ เอื่อมระอา บ้างก็อยากเลิกทำงานด้วย เผลอๆ อาจจะทำให้คนรู้สึกแย่กับคุณไปเลย มีอะไรบ้างนั้น ลองมาคิดไปด้วยกันนะครับ

1. ไม่ยอมติดต่อกลับ

หนึ่งในสิ่งที่หลายคน (รวมทั้งผม) มักจะหงุดหงิดและเอือมระอาอยู่บ่อยๆ คือการที่เราติดต่อไปแล้วยังติดต่อไม่ได้ บ้างก็เพราะไม่ว่าง หรือบางทีก็เพราะอยู่ในสถานการณ์ที่ยังติดต่อไม่ได้ ทำให้อีกฝั่งหนึ่งต้องฝากข้อความเอาไว้ หรือบ้างก็ทิ้ง Missed Call โดยหวังให้โทรกลับ แต่แล้วก็ดูเหมือนจะไร้เสียงตอบรับ บ้างก็ทำเหมือนไม่มีอะไรเกิดขึ้น ทั้งนี้บางคนอาจจะมีความคิดว่าถ้าสำคัญจริง เดี๋ยวก็คงติดต่อกลับมาใหม่ แต่ในทางกลับกัน ถ้าถามว่าเราเป็นฝ่ายที่ติดต่อไปแล้วอีกฝ่ายไม่ยอมรับ ไม่ติดต่อกลับนั้น เราจะรู้สึกอย่างไรล่ะ? นั่นแหละครับคือจุดเริ่มต้นที่ทำให้หลายๆ คนรู้สึกแย่เพราะสิ่งที่เกิดขึ้นคือการทำให้คนรู้สึกว่าคุณไม่ได้ใส่ใจกับพวกเขา

2. ไม่มีมารยาท

มันอาจจะฟังดูเชยๆ อยู่บ้าง แต่การติดต่อประสานงานนั้นก็เป็นเรื่องใจเขาใจเราอยู่พอสมควร ประเภทถ้าคุณไปขอให้เขาช่วยแต่พูดไม่ดี พูดไม่เข้าหู ก็คงไม่มีใครอยากจะช่วยเหลือคุณเป็นแน่ เรื่องนี้อาจจะฟังดูตลกๆ แต่กลับเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นจริงอยู่บ่อยครั้งมากประเภทที่เจอเมล์สั่งงานที่อ่านแล้วแทบจะอยากปิดคอม หรือโทรศัพท์ที่ฟังแล้วอยากจะตัดสายทิ้งเสียให้ได้ นั่นเลยเป็นที่มาว่าทำไมเราต้องใส่ใจกับการใช้คำพูดเวลาเจรจาต่างๆ รวมทั้งฝึกการเขียนอีเมล์ให้เป็นมืออาชีพ เพราะแม้ว่าจะมีจุดประสงค์เดียวกัน แต่การสื่อสารที่ผิดที่ผิดทาง ใช้คำพูดผิดๆ จะกลายเป็นทำให้คุณดูไม่มีสัมมาคารวะ ไม่มีมารยาท หรือดูไม่เข้าใจบทบาทตัวเอง ซึ่งก็จะทำให้คนที่กำลังคุยด้วยกับคุณคงไม่อยากจะประสานงานหรือทำงานร่วมกับคุณต่อ

3. ไม่มีความชัดเจน

อีกหนึ่งปัญหาที่ผมมักจะเจออยู่บ่อยๆ คือการที่อีกฝ่ายนั้น “คุยไม่รู้เรื่อง” ประเภทที่ไม่สามารถบอกได้ว่าตัวเองต้องการอะไร หรือพยายามวกไปวนมาจนเสียเวลาอยู่มากมายแต่ไปไม่ถึงไหน ซึ่งพอเป็นแบบนี้ คนที่คุยงานด้วยก็จะรู้สึกเบื่อหน่ายประเภทคุยงานแล้วไม่รู้เรื่อง หรือบอกอย่างหนึ่งแล้วมาอีกวันก็พูดอีกอย่างหนึ่ง ทำให้บทสนทนาไม่เคยนิ่ง การประสานงานเลยต้องกลับไปกลับมาอยู่หลายรอบและทำให้คนที่ทำงานด้วยรู้สึกเหมือนย่ำอยู่กับที่ ซึ่งแน่นอนว่าใครๆ ก็คงไม่ชอบหรอก จริงไหมฮะ

3 เรื่องข้างบนนั้นเป็นเรื่องที่ผมมักจะนึกถึงและเตือนตัวเองอยู่บ่อยๆ ว่าอย่าได้ทำ ฟังดูเป็นเรื่องพื้นฐานมากๆ แต่ก็อีกนั่นแหละครับว่าเรามักจะเจอเหตุการณ์แบบนี้อยู่เป็นประจำ ที่เป็นอย่างนั้นเพราะมันค่อนข้างเกิดจากความเคยชิน บ้างก็เกิดจากนิสัยที่เคยตัวจนทำให้หลายๆ คนไม่ได้รู้สึกว่าเป็นปัญหาแต่อย่างใด บ้างก็อาจจะคิดว่าเป็นเรื่องปรกติไปเลยก็มี

มาถึงตรงนี้แล้ว ถ้าใครยังทำ 3 เรื่องข้างบนอยู่ ก็อาจจะต้องเริ่มลองหาวิธีแก้ไขกันเสียหน่อยนะครับ ^^

 

รูปภาพซื้อและดาว์นโหลดจาก Bigstockphoto