การจัดการข้อมูล (Data Management) นั้นเป็นเรื่องสำคัญในวันที่เราเริ่มมีข้อมูลมากขึ้นเช่นเดียวกับเทรนด์ของการทำ Data-Driven Marketing ที่ลึกขึ้นกว่าเดิมด้วย ถึงกระนั้นก็อาจจะมีคำถามจากคนที่เพิ่งเริ่มว่าการจัดการข้อมูลหรือการวางโครงสร้างการบริหารข้อมูลนั้นควรจะทำอย่างไรกัน มีโครงสร้างพื้นฐานอะไรบ้าง

ทั้งนี้ หากมองโครงการพื้นฐานหรือกระบวนการสำคัญ ๆ ของการบริหารข้อมูลแล้ว เราก็จะเห็นกระบวนการสำคัญ 4 อย่างด้วยกัน นั่นก็คือ

Acquire: การได้มาซึ่งข้อมูล

คือกระบวนการที่องค์กรจะได้ข้อมูลมาจากช่องทางต่าง ๆ ซึ่งบางอย่างก็จะได้แบบ Real Time และบางอย่างก็อาจจะเป็นการเก็บตามมาในภายหลังก็ได้ แต่ด้วยเทคโนโลยีดิจิทัลในปัจจุบันก็จะทำให้เรามี Real Time Data มากขึ้นเรื่อย ๆ เช่นคนที่เข้าเว็บไซต์ การมใช้แอพพลิเคชั่นต่า งๆ หรือการเชื่อมโยงกับฐานข้อมูล CRM ขององค์กรและระบบ POS ที่ตัวเองมี

ในขั้นตอนนี้ องค์กรจะวางแผนว่าจะใช้ช่องทางไหนบ้างในการเก็บข้อมูลที่ตัวเองต้องการ เช่นเดียวกับการเลือกว่าข้อมูลอะไรบ้างที่ตัวเองจำต้องมี

Organize: จัดระเบียบข้อมูล

เมื่อมีการได้ข้อมูลต่าง ๆ มาแล้ว ก็จะต้องมีการนำข้อมูลนั้นมาจัดระเบียบให้เข้ากับรูปแบบที่วางไว้เพื่อสามารถนำไปใช้ทำงานต่อได้ ไม่ว่าจะเป็นการวิเคราะห์ การจับคู่ข้อมูลต่าง ๆ เพื่อให้เห็นความเชื่อมโยงกัน หรือการระบุตัวตนของลูกค้าจากข้อมูลนั้น ๆ (Identity Managment)

ในขั้นตอนนี้ องค์กรจะมีการออกแบบโครงสร้างของข้อมูลตัวเองเพื่อนำข้อมูลที่ได้จากแหล่งต่าง ๆ มาประกอบร่างกัน ซึ่งก็ต้องมีการออกแบบที่ทำให้ข้อมูลเหล่านี้ง่ายต่อการนำไปใช้ต่อ มีการเป็นระบบระเบียบ

Analyze: การวิเคราะห์ข้อมูล

เมื่อมีข้อมูลที่อยู่ในโครงสร้างที่ถูกจัดระเบียบไว้แล้ว ก็จะเป็นกระบวนการนำข้อมูลนั้น ๆ ไปทำการประมวลผล วิเคราะห์ในบริบทต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นการหา Customer Insight การทำ Segmentation หรือการทำ Forecast ต่าง ๆ ซึ่งปัจจุบันก็จะใช้เครื่องมือหลายอย่างเข้ามาช่วยในกระบวนการนี้เพื่อการประมวลผลที่เร็วขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น

Deliver: การนำข้อมูลไปสู่แอคชั่น

กระบวนการนี้จะเป็นการที่ระบบบริหารข้อมูลจะส่ง “การตัดสินใจ” เพื่อนำไปสู่การดำเนินการทางการตลาดแบบต่าง ๆ เช่นการโฆษณา การปรับลดราคาสินค้า การแสดงผลต่าง ๆ ซึ่งจะสามารถเป็นทั้งแบบการดำเนินการภายในอย่างเช่นการแสดงบทวิเคราะห์ การออกรายงาน หรือการดำเนินการกับลูกค้าก็ได้

ทั้งนี้จะเห็นว่า 4 ขั้นตอนดังกล่าวจะเป็นการดำเนินการตั้งแต่ต้น (เก็บข้อมูล) จนไปถึงเกิดผลลัพธ์ (Engagement) ในท้ายที่สุด