ในทุกๆ วันที่เราทำงานกันอยู่ในออฟฟิศนั้น มีหลายสิ่งหลายอย่างให้เราทำอยู่ตลอดเวลา และก็แน่นอนว่ามันมีเทคนิคหรือรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ บางอย่างที่สามารถทำให้เราทำงานได้ดีขึ้นกว่าเดิม หรือไม่ก็สามารถช่วยอะไรหลายๆ อย่างที่เราคาดไม่ถึงได้

บล็อกวันนี้ ผมเลยขอเอาทริคเล็กๆ น้อยๆ ที่ผมเองมักถูกสอนจากหัวหน้าคนก่อนๆ หรือครูของผมเอง ซึ่งผมว่าเป็นเทคนิคที่เข้าท่าอยู่พอสมควรทีเดียว

1. พกสมุดจด และจดอยู่เสมอ

ระหว่างช่วงเวลาในออฟฟิศ (หรือแม้แต่ออกมานอกออฟฟิศเอง) เรามักจะมีเรื่องอะไรใหม่ๆ เข้ามาเสมอ ไม่ว่าจะเป็นการนึกไอเดียอะไรใหม่ๆ ออกมา นึกถึงงานบางอย่างที่จำเป็นต้องทำ ตลอดจนการสั่งงานจากหัวหน้าแบบกระทันหัน (เช่นเดินมาบอกที่โต๊ะ) ซึ่งคนส่วนมากมักทำคือการพยายามจำทุกอย่างโดยสุดท้ายก็จะกลายเป็นว่าลืม ฉะนั้นการพกสมุดจดสักเล่มไว้ติดตัวเสมอและหยิบมันมาจดในทุกๆ สถานการณื ไม่ว่าจะเป็นการจดโน๊ตระหว่างโทรศัพท์ จดบันทึกการประชุม ขีดๆ เขียนไอเดีย เชื่อเถอะครับว่ามันจะช่วยอะไรหลายๆ อย่างในภายหลัง อย่างน้อยการขีดๆ เขียนๆ ก็เป็นหนึ่งในกระบวนการช่วยทำให้เราจดจำได้ดีขึ้นกว่าเดิมด้วย

2. จัดโต๊ะและเคลียร์ให้โล่งอยู่เสมอ

นิสัยที่คนออฟฟิศมักทำกันคือการมีของอะไรก็กองๆ บนโต๊ะ สะสมไปเรื่อยๆ จนวันหนึ่งมันก็จะกองพะเนินและไม่รู้ว่าอะไรอยู่ไหน แถมเอาจริงๆ ที่กองเอาไว้ก็แทบไม่เคยแตะเลยด้วยซ้ำ ซึ่งนั่นกลายเป็นการทำลายบรรยากาศโต๊ะทำงานของคุณโดยไม่รู้ตัว ลองนึกภาพคุณไปโต๊ะทำงานแล้วมีอะไรรกไปหมดในตอนเช้าดูก็ได้ ผมว่ามันคงไม่ใช่ภาพที่น่าภิรมย์เป็นแน่ ทางที่ดีคุณควรใช้เวลาสักนิดจัดระเบียบมันและให้ของบนโต๊ะเป็นของที่จำเป็นจริงๆ เท่านั้น เอกสารที่ใช้บ้างไม่ใช้บ้างก็เอาเก็บไว้ในแฟ้ม จัดเก็บเป็นระเบียบในตู้หรือลิ้นชักจะดีกว่า อย่าเอาแต่มักง่ายประเภทขออยู่ใกล้มือ เพราะสุดท้ายคุณก็จะเอาทุกอย่างให้ใกล้มือไปหมดจนสุดท้ายมันก็รกอีกเหมือนเดิม

3. ตั้งเวลาในการเช็คอีเมล์

ถ้าคุณเอาแต่นั่งรอดูโปรแกรมอย่าง Outook เพื่อเช็คเมล์ล่ะก็ ผมเชื่อว่าเราคงได้เช็คเมล์กันแทบทั้งวันเพราะมันก็จะมีคนอื่นส่งเมล์มาหาคุณอยู่เรื่อยๆ และนั่นทำให้คุณไม่เป็นอันต้องทำงานอะไรเป็นแน่ ยิ่งเราอยู่ในยุคที่ส่งเมล์กันเป็นว่าเล่นแม้ว่าจะเป็นเรื่องเล็กๆ น้อยๆ ก็ตาม ฉะนั้นมันก็คงจะดีกว่าถ้าเราตั้งเวลาในการที่จะเช็คอีกเมล์ว่าจะเช็คทุกกี่นาที (หรือกี่ชั่วโมง) และใช้เวลากับมันเท่าไร จากนั้นเอาเวลาอื่นไปทำงานจริงๆ เสียดีกว่า อย่าลืมว่าบริษัทจ้างเรามาทำงาน ซึ่งนั่นไม่ใช่เรื่องของการมานั่งตอบอีเมล์กันทั้งวันแต่อย่างใด

4. Double Check อยู่เสมอ

ในการทำงานทุกๆ วันนั้นเราต้องแข่งกับเวลาพอสมควร อีกทั้งเราเองก็ยังอยากทำอะไรหลายๆ อย่างให้เสร็จโดยเร็ว แต่นั่นก็ทำให้หลายๆ ครั้งเราต้องทำอะไรผิดพลาดบ่อยๆ โดยเฉพาะเรื่องเอกสาร แถมความผิดพลาดหลายครั้งก็เป็นเรื่องใหญ่อยู่พอสมควรด้วย (เช่นเรื่องตัวเลข การเงิน ฯลฯ) ฉะนั้นการทำ Double Check อยู่เสมอก็เป็นหนึ่งในนิสัยที่ลดปัญหาเรื่องนี้ได้อยู่พอสมควร แม้ว่ามันอาจจะเป็นสิ่งที่ทำให้เราเสียเวลาไปบ้าง แต่ถ้าในงานบางงานที่จำเป็นต้องอาศัยความละเอียดด้วยแล้วนั้น เชื่อเถอะครับว่าการ Double Check คุ้มค่ากว่าความเสียหายและเวลาที่เสียไปเมื่อเกิดความผิดพลาดอยู่พอสมควรเลยล่ะ