การต้องสนทนา สื่อสาร หรือต้องเจรจาเป็นเรื่องที่คนทำงานล้วนต้องทำอยู่ในแทบทุกวัน ซึ่งถ้าใครสามารถทำการสื่อสารออกมาได้ดีก็มักจะนำมาซึ่งความน่าเชื่อถือและได้รับการยอมรับจากคนอื่นๆ พร้อมกับทำให้ตัวงานที่ดำเนินการอยู่มีประสิทธิภาพได้

อย่างไรก็ตาม สิ่งที่เรามักพบคือหลายๆ คนกลับไม่ได้สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพนัก หลายคนมีการประสานงานหรือคุยงานประเภทต้องวกไปวนมา บ้างก็สับสนจนทำให้คนอื่นที่ต้องทำงานด้วยออกอาการเหนื่อยใจเอาได้ง่ายๆ บล็อกวันนี้ผมเลยลองวิเคราะห์ว่าอะไรปัญหาที่มักเกิดขึ้นและทำให้หลายๆ คนสื่อสารกับคนอื่นในการทำงานได้ไม่มีประสิทธิภาพกัน รวมทั้งเราจะแก้ไขมันได้อย่างไรนะครับ

1. คุณไม่มีความมั่นใจในตัวเอง

สิ่งหนึ่งที่คนเก่งๆ มักจะโดดเด่นกว่าคนอื่นคือการที่เขามีความมั่นใจเวลาพูดจา ประเภทที่เรามักบอกว่าพูดจาฉะฉาน ดูมั่นใจ และนั่นเป็นสิ่งสำคัญที่ทำให้คนอื่นๆ ที่กำลังฟังเขาพูดไปด้วยนั้นรู้สึกคล้อยตามได้ง่าย ซึ่งนั่นต่างจากหลายๆ คนที่พูดแบบตะกุกตะกัก ดูไม่มั่นใจในสิ่งที่พูด ซึ่งสุดท้ายก็ทำให้คนที่ฟังสงสัยหรือรู้สึกไม่มั่นใจตามไปด้วยและพอเป็นแบบนั้นก็คงจะมีแต่ทำลายความเชื่อมั่นลงไปเรื่อยๆ นั่นแหละ ฉะนั้นแล้ว สิ่งสำคัญที่คุณควรจะมีก่อนเริ่มที่จะสื่อสารกับคนอื่นคือความมั่นใจในตัวเองและพร้อมที่จะพูดคุยกับคนอื่นจริงๆ

2. คุณไม่รู้ว่าเป้าหมายของตัวเองคืออะไร

ปัญหาที่ทำให้หลายๆ คนสื่อสารแบบวกไปวนมากหรือบางทีก็ดูไม่เข้าใจก็เพราะบางคนไม่รู้ว่าตัวเองต้องการอะไร ประเภทมีเรื่องนั้นก็ไปทางหนึ่ง พอมีเรื่องนี้ก็ไปอีกทาง บ้างก็พูดไปเรื่อยๆ โดยไม่สามารถโฟกัสได้ว่าจะเอาอะไรเป็นสำคัญ ซึ่งนั่นจะต่างจากคนเก่งๆ ที่จะมีภาพในใจไว้ชัดเจนว่าต้องการอะไรจากการสื่อสารแต่ละครั้ง และทำอย่างไรจะให้อีกฝั่งไปอยู่ในจุดนั้นโดยเร็วที่สุด วิธีการที่ดีที่สุดคือคุณต้องมีภาพในหัวก่อนว่าคุณจะต้องการอะไร อะไรคือสิ่งที่คุณคาดหวังจากอีกฝ่าย

3. คุณเรียงลำดับความคิดไม่ถูก

ผมมักพูดบ่อยๆ ว่าการสื่อสารแต่ละครั้งก็เหมือนกับการเล่าเรื่องบางอย่างให้อีกฝั่งได้รู้เรื่อง ทีนี้กุญแจสำคัญคือคุณสามารถเล่าเรื่องนั้นให้คนอื่นเข้าใจและติดตามได้ง่ายแค่ไหน ทำไมเรื่องราวบางเรื่องเราฟังครั้งเดียวก็รู้ว่าอะไรคืออะไร แต่ในขณะที่บางเรื่องฟังแล้วสับสน กุญแจสำคัญก็คือวิธีการลำดับเรื่องราวที่บางคนลำดับอย่างไม่ถูกต้องจนทำให้คนที่ติดตามงง ทั้งนี้หากคุณลำดับก่อนหลังถูกประเภท 1-2-3-4-5 แล้ว คนฟังก็ง่ายที่จะพอรู้ว่าเรื่องต่อไปคือ 6 แต่ถ้าคุณเรียงแบบ 2-3-1-5-4 คนฟังก็คาดเดาไม่ถูกว่าเรื่องจะนำไปสู่อะไรนั่นแหละ

4. คุณไม่มีข้อมูลที่หนักแน่นพอ

ปัญหาที่หลายๆ คนมักจะเจอคือการพูดแบบห้วนๆ โดยไม่มีข้อมูลหรือเหตุผลสนับสนุน จนทำให้สารหลายๆ อย่างดูล่องลอย บ้างก็ไม่น่าคล้อยตาม ทั้งที่จริงๆ แล้วถ้าคุณสามารถอธิบายหลักเหตุผลรวมทั้งสิ่งที่สามารถเอามารองรับและสร้างน้ำหนักให้กับสิ่งที่คุณพูดแล้ว มันก็ไม่ใช่เรื่องยากที่คนอื่นจะเชื่อคุณ เราลองมองดูว่าทำไมพนักงานบางคนถึงมีความสามารถที่จะโน้มน้าวคนอื่นได้เก่งเพราะพวกเขาพูดโดยมีเหตุผลรองรับที่หนักแน่นอยู่ตลอด ไม่ใช่การกล่าวอ้างลอยๆ เพียงอย่างเดียว

5. คุณใช้อารมณ์ในการสื่อสารมากไป

สิ่งที่ตรงข้ามกับเหตุผลก็คือตัวอารมณ์ซึ่งหลายๆ ทีเป็นตัวฉุดให้หลายๆ ครั้งของการพูดคุยเสียเรื่องไป ทั้งนี้เพราะการใช้อารมณ์เข้ามาเกี่ยวข้องจะทำให้อีกฝั่งรับรู้อารมณ์ของคุณได้อย่างรวดเร็ว และเมื่ออารมณ์ของคุณไม่ได้เป็นบวกหรือทำให้อีกฝ่ายรู้สึกร่วมไปกับคุณได้แล้ว มันก็จะกลายเป็นตัวขวางสำคัญไม่ให้คนอื่นเข้าถึงสารที่คุณกำลังสื่อนั่นแหละ ฉะนั้นแล้ว ระหว่างที่คุณกำลังสื่อสารอะไรบางอย่างนั้น พยายามฉุกคิดตัวเองอยู่บ่อยๆ ว่าตัวเองอยู่ในอารมณ์ที่คนอื่นยอมรับได้หรือไม่ การแสดงอารมณ์นั้นมีประโยชน์กับคุณจริงๆ หรือเปล่า ถ้าไม่ใช่ก็ต้องเพลาหรือปรับโหมดโดยเร็วนั่นแหละครับ