ถ้าถามคนทำงานออฟฟิศนั้น หนึ่งในสิ่งที่ทำกันบ่อยๆ แต่หลายคนมักจะเบื่ออยู่เสมอๆ คือการประชุม จนเราแซวกันเสมอๆ ว่าหลายคนถูกจ้างมาประชุม (ก็เล่นประชุมกันทั้งวันจนไม่ต้องทำอย่างอื่นแล้ว) และนั่นทำให้เราอดคิดไม่ได้ว่าการประชุมนั้นมีประสิทธิภาพจริงๆ หรือ?

สำหรับผมแล้ว การประชุมที่ดีมันก็มีประสิทธิภาพอยู่พอสมควร แต่ที่เรามักจะเจอคือการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพและทำให้เสียเวลาทำงานโดยใช่เหตุ หลายๆ คนเลยพยายามเลี่ยงการประชุมที่ไม่จำเป็นจนบางครั้งกลายว่าพลาดการประชุมสำคัญๆ ไป

เมื่อเป็นแบบนี้ ผมเลยมานั่งคิดว่าการประชุมแบบไหนที่ไม่เข้าท่า ไม่นำไปสู่ประสิทธิภาพในการทำงานบ้าง

1. เรียกประชุมโดยไม่รู้ว่าต้องการอะไร

การจะนัดคนจำนวนมากมาร่วมกันนั้น ย่อมหมายความว่าต้องเสียเวลาคนหลายคนอยู่พอสมควร แต่ที่เรามักจะเจอกันคือหลายๆ ประชุมนั้นถูกเรียกมาฟังการปิ้งสไลด์บ้าง อ่านพรีเซนต์ให้ฟังบ้าง หรือบางทีก็กลายเป็นการประชุมเพื่อบ่นกันและตอนจบก็มองหน้ากันว่าประชุมกันไปทำไม เราได้อะไร ทั้งนี้เพราะการประชุมหลายๆ ครั้งนั้นไม่ได้มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนว่าต้องการประชุมเพื่ออะไร จะขอความเห็น ต้องการข้อสรุป นำเสนอแผนงาน ฯลฯ และสิ่งเหล่านี้ก็มักจะไม่ได้ถูกแจ้งให้กับผู้เข้าประชุมด้วย

2. ไม่มีผู้ควบคุมการประชุม

หลายๆ ประชุมใช้วิธีเอาคนมารวมๆ กันเยอะๆ เพราะคิดว่าคนเยอะแล้วจะได้ “งาน” แต่พอคนมารวมกันแล้วไม่มีคนนำหรือคนควบคุมการประชุมแล้ว มันก็จะกลับทำให้การรวมกันนั้นวุ่นวาย บางทีก็สับสนและไร้ทิศทางจนสุดท้ายกลายเป็นว่าการประชุมเลื่อนลอยไปไม่ถึงจุดหมาย ฉะนั้นจึงจำเป็นมากที่คนจัดการประชุมควรจะมีใครสักคนที่เป็นผู้นำการประชุม คอยควบคุมให้การประชุมเป็นไปตามที่วางไว้ เช่นคุมประเด็น คุมเวลา ฯลฯ

3. ไม่มีวาระการประชุม

หนึ่งในปัจจัยที่ทำให้การประชุมที่มีประสิทธิภาพนั้น คือการที่ต้องมีวาระการประชุมที่ชัดเจน มีการวางแผนอย่างเป็นลำดับขั้นว่าจะคุยเรื่องอะไรก่อน ต้องการอะไร จากนั้นจะนำไปสู่ประเด็นอะไร ทั้งนี้วาระการประชุมเองก็เหมือนการกำหนดโครงเรื่องที่ทำให้การประชุมร้อยต่อกันอย่างเป็นลำดับขั้นตอนที่ราบรื่น ผู้ร่วมประชุมไม่สับสนและรู่ว่าตัวเองต้องทำอะไรบ้างนั่นเอง

4. หวังใช้การประชุมในการเค้นไอเดีย (Brainstorm)

เรามักติดคำพูดว่าเราต้อง Brainstorm กันเพื่อให้ได้ไอเดียดีๆ เมื่อเป็นเช่นนี้แล้วหลายคนเลยติดว่าเวลานึกอะไรไม่ออกนั้นก็จะเอาคนมารวมๆ กัน ช่วยกันหาไอเดียดีๆ ประเภทจะได้อะไรว้าวๆ มาให้ตื่นตาตื่นใจ แต่ในความจริงแล้วเรามักพบว่าการ Brainstorm นั้นมักไม่เข้าท่า บ้างก็ล้มเหลว หรือไม่ก็ไม่ได้อะไรกลับมาเลย ทั้งนี้เพราะคนจำนวนมากไม่เข้าใจว่าการ Brainstorm ที่ดีนั้นจะมี “กระบวนการ” ที่อยู่เบื้องหลังด้วย ไม่ใช่แค่เอาคนมารวมกันเฉยๆ นอกจากนี้แล้ว ในเชิง Creative นั้นจะพูดกันเสมอว่าการเอาคนไปรวมกันในห้องประชุมใช่ว่าจะทำให้เกิดปิ๊งไอเดียกันเสียเมื่อไร (คุณลองไปถามบรรดา Creative กันก็ได้ว่าพวกเขามักได้ไอเดียดีๆ จากที่อื่นที่ไม่ใช่ห้องประชุมทั้งนั้นแหละ)

5. ไม่มีสรุปการประชุม

แม้ว่าอาจจะเป็นเรื่องน่าเบื่อ และหลายๆ คนมักบอกว่าเป็นการลงมือทำที่ดูไม่เห็นประประโยชน์สักเท่าไร แต่การสรุปการประชุมนั้นจริงๆ มีความสำคัญมากเพราะเอาจริงๆ เวลาเข้าประชุมนั้น เราจะอยู่ในโหมดหนึ่ง แต่พอออกจากห้องประชุมแล้วหลายๆ คนก็หลุดออกจากโหมดนั้นและทำให้หลายๆ สิ่งที่เคยคิดว่าจำได้ คิดได้ในห้องประชุมนั้นถูกลืมไป (ทั้งนี้เพราะเวลาอยู่ในห้องประชุมนั้นคุณจะใช้สมาธิเป็นพิเศษ) พอไม่มีใครสรุปการประชุมหรือทำ Checklist ว่าต้องทำอะไรต่อ สิ่งที่เรามักจะเจอคือคนทำงานมักลืมสิ่งที่ต้องทำไป บางทีก็บางเรื่อง บางทีก็หลายๆ เรื่อง หนักๆ เข้าบางคนถึงกับลืมงานสำคัญไปเลยก็มี ฉะนั้นแล้ว การเสียเวลาสักนิดหลังประชุมเขียนสรุปการประชุม (หรือจะส่งเมล์สรุปการประชุม) ก็ถือเป็นการทบทวนและปรับความจำของคุณต่อเรื่องที่เพิ่งประชุมไปแล้วได้อย่างดี (แต่ก็อีกนั่นแหละ ที่คนมักไม่ทำกัน)

จริงๆ การประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพนั้นยังมีปัจจัยที่ทำให้เกิดขึ้นอยู่อีกมาก ผมเชื่อว่าหลายๆ คนเองมักจะเคยมีประสบการณ์อยู่พอสมควร เราลองศึกษาและสังเกตกันดีๆ ก็จะมองเห็นสิ่งที่เราสามารถปรับปรุงได้อีกพอสมควรเลยล่ะครับ