เมื่อวานผมได้เขียนบล็อกเรื่องสิ่งที่ทำให้การประชุมไม่เวิร์คหรือไม่มีประสิทธิภาพไปแล้ว ผมเลยลองมาคิดต่อว่าแล้วการประชุมแบบไหนที่เราควรจะทำกัน ซึ่งจริงๆ ผมก็เคยเขียนบล็อกเรื่องการใช้วิธีคิดแบบ Sx Thinking Hats ซึ่งผมว่าเป็นแนวคิดที่เวิร์คมากสำหรับการการประชุมอยู่พอสมควร (ใครที่ประชุมบ่อยๆ นั้นลองศึกษาแล้วเอาไปใช้ได้นะครับ) นอกจากนั้นแล้วยังมีข้อน่าคิดและน่าเอาไปปฏิบัติอยู่พอสมควรโดยผมลองสรุปมาเป็นบางข้อตามนี้ เห็นด้วยหรือไม่ยังไงก็บอกได้นะครับ

1. เชิญเฉพาะคนที่จำเป็นต้องเข้าประชุม

การประชุมที่ดีไม่ควรจะมีคนเข้าเยอะแต่อย่างใด หากแต่ควรจะเป็นคนที่ “จำเป็น” กับการประชุม เช่นเดียวกับต้องเป็นคนที่สามารถมีส่วนร่วมกับการประชุมได้ การจัดการประชุมประเภทที่มีคนมาอยู่รวมกันมากมายแต่ไม่ได้มีส่วนร่วมการประชุมนั้นก็คงจะเป็นอะไรที่ไม่ค่อยเข้าท่าสักเท่าไร ฉะนั้นทางที่ดีถ้าคุณจะนัดประชุมกันแล้ว ต้องมั่นใจว่าคนที่คุณเชิญเข้าประชุมนั้นสำคัญจริงๆ และสามารถสร้างประโยชน์ให้กับที่ประชุมได้

2. มีวาระการประชุมและเป้าหมายที่ชัดเจน

สำหรับผม การประชุมไม่ใช่การเอาคนมานั่งบ่นหรือคุยกันเฉยๆ แต่มันควรเป็นการที่วางแผนชัดเจนว่าจะมุ่งหน้าไปทางไหน และคนที่เข้าร่วมในการประชุมเองก็ต้องรู้ว่าจะไม่ออกนอกเส้นทางที่จะไปให้ถึงจุดหมาย เช่นเดียวกับที่ว่าเราไม่ควรเสียเวลาในการวกไปวนมาโดยไม่ไปถึงจุดหมาย เช่นนั้นแล้ว ผู้ร่วมประชุมเช่นเดียวกับผู้ควบคุมการประชุมเองก็ต้องรู้ตัวว่าตอนนี้การประชุมไปถึงไหน ออกทะเลอยู่หรือเปล่า (และจะดึงกลับมาได้อย่างไร)

3. อย่าเสียเวลาเยอะ กระชับๆ ไว้ดีกว่า

หลายๆ คนมักพูดเสมอว่าการประชุมเป็นหนึ่งในสิ่งที่เสียเวลามากในแต่ละวันและน่าจะเอาเวลามาทำงานเสียจะดีกว่า อย่างไรก็ตามเรามักจะเสียเวลาเยอะมากกว่ากับการประชุมเพราะมัวแต่มานั่งดูรายละเอียดบางอย่างที่ไม่จำเป็น บ้างก็เอาเวลามาอ่านสไลด์ (ซึ่งบางทีก็ไม่เข้าใจว่าจะมาอ่านกันในห้องประชุมทำไม) ฉะนั้นแล้ว คุณควรวางแผนให้ดีว่าจะทำอย่างไรให้การประชุมกระชับ ตรงประเด็น และทำให้ทุกอย่างจบได้อย่างเร็วเพราะคุณต้องไม่ลืมว่าถ้ายิ่งการประชุมยาวยืดมากเท่าไร คนที่เข้าประชุมก็อาจจะลืมเนื้อหาสำคัญด้วยเช่นกัน

4. เขียนกระดาน + จดบันทึกกันด้วย

ในการประชุมนั้น ผมมักจะลุกขึ้นมาเขียนกระดานอยู่บ่อยๆ ทั้งนี้เพราะหลายๆ ครั้งเวลาเราประชุมไปนานๆ เราก็จะมองไม่เห็น “ภาพรวม” ของการประชุมเนื่องจากรายละเอียดเยอะมาก การขึ้นกระดานหรือวาดภาพบางอย่างก็ช่วยทำให้คนที่เข้าประชุมยังคงเห็นภาพนั้นอยู่ นอกจากนี้แล้ว การพยายามเขียนรายละเอียดหรือไอเดียที่ผุดขึ้นมานั้นก็เป็นการช่วยให้หลายๆ ครั้งเราสามารถต่อยอดไอเดีย หรือหยิบมาอธิบายเพิ่มเติมต่อได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยเช่นกัน ส่วนการจดบันทึกนั้นก็ไม่ต่างกันที่ถ้าคนทำงานบันทึกไอเดียไปด้วย เราก็มักจะจดจำไอเดียได้มากกว่าปรกติ ซึ่งนั่นก็คงจะดีกว่าการไปฝากความหวังให้ใครสักคนจดบันทึกการประชุมเพียงคนเดียว

5. เตรียมตัวก่อนเข้าประชุม

หลายครั้งที่เราเข้าประชุมไปแบบไม่รู้อะไรเลย และนั่นทำให้การประชุมต้องเสียเวลาอธิบายหลายๆ เรื่อง เช่นเดียวกับคนทำงานเองก็ต้องมา Warm Up กันอีก ฉะนั้นแล้ว ถ้าจะเข้าประชุมอะไรสักอย่างคงจะดีกว่าถ้าเรารู้ล่วงหน้าว่าการประชุมนี้คืออะไร เป็นการประชุมต่อเนื่องจากประเด็นอะไร อะไรคือข้อมูลที่เราควรรู้ ควรอ่านก่อนเข้าประชุมเพื่อให้ทุกอย่างรวดเร็ว ไม่ต้องมาเสียเวลาอธิบายกันใหม่บ้าง (ย้อนกลับไปข้อสามนะครับ)

6. ก่อนจบประชุม อย่าลืมสรุปอีกครั้ง

ไหนๆ เราก็เสียเวลาประชุมหลายสิบนาที (บางทีก็หลายชั่วโมง) แล้ว คงจะดีถ้าคุณใช้เวลาอีกสัก 2-3 นาทีสรุปว่าการประชุมวันนี้ได้อะไรบ้าง อะไรคือสิ่งที่ต้อง Follow Up หรืองานอะไรที่ถูกมอบหมายให้กับใครบ้าง เพราะนั่นเป็นเหมือนการสรุปจบทิ้งท้ายให้ทุกคนจำกันได้ ทั้งนี้อันที่จริงแล้วเราก็พอรู้ๆ กันว่าคนส่วนใหญ่มักจะจำตอนต้นประชุมแล้วก็ตอนท้ายได้เสียส่วนใหญ่นั่นแหละครับ

สำหรับผม 6 ข้อนี้เป็นเรื่องไม่ได้ยากมากและเชื่อว่าหลายๆ ออฟฟิศน่าจะเริ่มทำกันได้เลย ถ้าได้ลองทำแล้วเวิร์คไม่เวิร์คอย่างไรก็มาแลกเปลี่ยนกันด้วยนะครับ ^^

 

ภาพประกอบซื้อและดาว์นโหลดจาก Bigstock