ผมเชื่อว่าหลายๆ คนจะมีเพื่อนหรือคนรู้จักที่เรามักพูดกันว่าเป็นคนจัดระบบชีวิตได้เป็นอย่างดี ทั้งเรื่องการวางแผน การทำงาน ตลอดไปจนเรื่องเล็กๆ น้อยๆ เช่นการจัดโต๊ะต่างๆ ซึ่งเราจะรู้สึกว่าคนเหล่านี้ชีวิตจะไม่ค่อยยุ่งเหยิงกันเลย ทำให้ดูมีประสิทธิภาพ เป๊ะ ทำงานได้มากมาย ฯลฯ จนทำให้หลายๆ คนอิจฉาและอยากทำตัวให้ได้เหมือนกับพวกเขา

พอเป็นแบบนี้ เราลองมาดูที่ Fast Company เขาลองวิเคราะห์ดูว่าคนที่ขึ้นชื่อว่า “Organized” นั้นเขาทำอย่างไรกันบ้าง โดยเขาแบ่งออกมาเป็นนิสัย 7 อย่างด้วยกัน ดังนี้เลยครับ

1. พวกเขาจะพยายามหาเครื่องมือมาใช้อยู่เสมอ

คำว่า “เครื่องมือ” นี้ คือการหาอุปกรณ์ที่สามารถรีดเร้นประสิทธิภาพของแต่วันได้มากที่สุด ซึ่งเครื่องมือดังกล่าวอาจจะมีตั้งแต่อุปกรณ์เล็กๆ น้อย จนไปถึงอุปกรณ์ไฮเทคหรือแอพต่างๆ ทั้งนี้มันคือการที่ทำให้พวกเขาทุ่นแรงตัวเองในการจัดการกับสิ่งต่างๆ เช่นแอพสำหรับแจ้งเตือนสิ่งที่ต้องทำ หรือแอพสำหรับหาข้อมูลเพิ่มได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งเครื่องพวกนี้แหละที่ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานของเขาสูงขึ้นกว่าคนทั่วๆ ไป

2. พวกเขาจะจัดลำดับความสำคัญ

ทุกๆ คนล้วนมีสิ่งที่ต้องทำมากมายมหาศาล แต่คนที่จัดระเบียบชีวิตตัวเองเก่งๆ และทำสิ่งต่างๆ ได้มีประสิทธิภาพนั้นก็เพราะมีการวางแผนและจัดเรียงความสำคัญของสิ่งต่างๆ ไว้อย่างเป็นระบบ ซึ่งการจัดลำดับนี้เองจะสอดคล้องไปกับการวางเป้าหมายต่างๆ ของคนๆ นั้น ซึ่งทำให้พวกเขาสามารถรู้ได้ว่าสิ่งต่างๆ ที่ต้องทำนั้นจะส่งผลกับพวกเขาอย่างไรทั้งในระยะสั้นและระยะยาว

3. พวกเขาจะไม่มีของเยอะแยะ

กฏสำคัญของคนเหล่านี้คือการมีสิ่งของให้น้อยที่สุดที่จำเป็นจะต้องจัดการ พูดกันง่ายๆ คือยิ่งคุณมีของหรือภาระกับตัวคุณมากเท่าไร คุณก็จะต้องวุ่นวายจัดการกับมันมากขึ้นเท่านั้น เราจึงมักเห็นว่าคนเหล่านี้มักจะทำอะไรที่ไม่ยุ่งยาก มีข้าวของไม่กี่ชิ้น แต่เป็นชิ้นที่สำคัญๆ และเพียงพอกับทุกๆ อย่างแทนที่จะมีทุกๆ อย่างจนไม่รู้จะหยิบจับอะไรก่อนดี

4. พวกเขาจะเลือกวิธีการที่ไม่สลับซับซ้อน

หลายๆ ระบบนั้นจะมีความสลับซับซ้อน ยุ่งยาก อันเนื่องจากปัจจัยมากมาย บางทีอุปกรณ์ที่ล้ำๆ หรือทำอะไรได้มากมายก็ทำให้มันใช้ยากและงงงงวย ซึ่งท้ายที่สุดมันก็จะนำไปสู่ความยุ่งเหยิงในท้ายที่สุด พอเป็นเช่นนี้แล้วพวกเขาเลยมักเลือกวิธีอะไรง่ายๆ ที่จะสามารถจัดการทุกอย่างได้โดยไม่ต้องมีหลายขั้นตอน

5. พวกเขาจะจัดระเบียบอยู่เสมอ

การจัดระเบียบชีวิตไม่ได้เกิดขึ้นแค่ครั้งเดียว ประเภทจัดโต๊ะทำงานแค่ตอนต้นปี แต่มันเป็นกระบวนการที่ทำอย่างต่อเนื่องอยู่ตลอดเวลา เราจึงจะสังเกตว่าคนเหล่านี้จะจัดระบบการทำงานต่างๆ เช่นการเคลียร์อีเมล์ การจัดโต๊ะทำงาน อยู่เสมอในทุกๆ วัน

6. พวกเขาเคลียร์ของอยู่เสมอ

คนทั่วๆ ไปมักจะเก็บของแล้วก็กองๆ เอาไว้เรื่อยๆ จนสุดท้ายก็รกแล้วตัดสินใจไม่ได้ว่าจะเอาอะไรออกดี ซึ่งต่างจากคนเหล่านี้ที่มักจะเคลียร์ของ เอกสาร หรือสิ่งที่ไม่จำเป็นอยู่เสมอๆ เพื่อตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นหรือไม่ต้องใช้แล้วออกไปโดยเร็ว ซึ่งนั่นทำให้พวกเขามักจะมีความคล่องตัว และไม่ต้องเจอปัญหาประเภทของหรือเอกสารกองเต็มโต๊ะอยู่บ่อยๆ

7. พวกเขาจะมองตัวเองในอนาคตอยู่เสมอๆ

นิสัยอย่างหนึ่งที่คนมีระเบียบในชีวิตจะทำอยู่บ่อยๆ คือการมองเห็นอนาคตของตัวเองถ้าไม่ยอมจัดการสิ่งตรงหน้าในวันนี้ เช่นถ้าเอาของกองไว้แล้วไม่เก็บ ในอีกไม่กี่วันมันจะรกและจะทำให้ตัวเองหงุดหงิด เขาก็เลยจะเลือกใช้เวลาวันนี้ในการเก็บกวาดมันซะ และเรื่องเหล่านี้ก็จะไปใช้กับเรื่องอื่นๆ ด้วยเช่นเรื่องการทำงาน เคลียร์อีเมล์ในทุกๆ วัน เพราะมันจะแลกมาด้วยความสบายใจในอนาคต (ลองคิดภาพคุณมาทำงานตอนเช้าแล้วพบว่าโต๊ะรกเกินกว่าจะทำงานแล้วคุณต้องเสียเวลามาเก็บกวาดมันดูสิ)