การทำงานใดๆ นั้น สิ่งที่ทุกคนหวังคืองานสำเร็จและเป็นไปตามที่หวังเอาไว้ การบริหารจัดการโปรเจคต่างๆ ก็ไม่ได้แตกต่างกันแต่อย่างใดเพราะทุกคนที่มีไอเดียต่างๆ ก็ล้วนต่างอยากให้ไอเดียนั้นเกิดขึ้นจริง สินค้าหรือบริการที่คิดขึ้นมาสามารถออกสู่ตลาดได้อย่างดี 

แต่สิ่งที่มักจะเกิดขึ้นคือระหว่างทางจากจุดเริ่มต้นไปจนถึงปลายทางที่จะเกิดเรื่องขลุกขลัก เหตุการณ์ไม่คาดฝัน หรือไม่ก็ความผิดพลาดต่างๆ จนทำให้งานที่วางเอาไว้ไม่ได้เป็นอย่างที่คาดกัน

ถ้ามองย้อนกลับมาแล้ว สิ่งที่ผมมักจะหยิบมาพูดบ่อยๆ และเป็นพื้นฐานสำคัญมากของทุกๆ โปรเจคคือการวางแผนอย่างรอบคอบ ไม่ใช่การทำงานกันประเภทไปตาบเอาดาบหน้า หรือด้นสดกันไปเรื่อยๆ นึกอะไรออกก็ทำ คว้าอะไรได้ก็คว้า ซึ่งทุกๆ ครั้งที่เกิดสถานการณ์แบบนี้ก็มีแต่ทำให้คนทำงานเหนื่อย ทำงานไม่ได้ประสิทธิภาพ และเสี่ยงที่จะล้มเหลวกันในที่สุด

หนึ่งในภาษิตของกองทัพอังกฤษ (อ้างอิงจาก Wikipedia) คือ 7Ps ที่ผมว่าคนทำงานทุกคนควรท่องเอาให้ขึ้นใจแบบเดียวกับที่กองทหารเขาท่องกันนั่นแหละ ซึ่ง 7P ที่ว่าก็คือ

  • Proper
  • Planning and
  • Preparation
  • Prevent
  • Piss
  • Poor
  • Performance

ภาษิตดังกล่าวค่อนข้างเรียบง่ายแต่ผมว่ามันเป็นการอธิบายหลักสำคัญๆ ที่จะทำให้เราเอาชนะสถานการณ์ต่างๆ ได้ ไม่ว่าจะในเกมชีวิตหรือเกมธุรกิจ การวางแผนอย่างรอบคอบรวมทั้งการเตรียมตัวให้พร้อมเป็นสิ่งที่ลดความเสี่ยงในการเกิดปัญหาหรือสถานการณ์ไม่พึงประสงค์

เราลองมาคิดถึงชีวิตของเหล่าบรรดาทหารที่ออกไปสู้รบโดยที่มีความเป็นความตายอยู่ตรงหน้าดูก็ได้ครับ การที่ออกไปรบนั้นไม่ใช่เป็นการเดินกันไปแบบไม่มีขบวน แต่ทั้งหมดผ่านการฝึกซ้อมและวางแผนมานักต่อนัก นั่นรวมไปถึงอุปกรณ์ต่างๆ ที่แต่ละคนจะต้องพกติดตัวไป แน่นอนว่าไม่ใช่การพก “ทุกอย่าง” ไปจนทำให้เคลื่อนตัวลำบาก หรือ “น้อยไป” จนทำอะไรไม่ได้เมื่อเกิดภาวะคับขัน ทุกอย่างผ่านกระบวนการคิดมาอย่างถี่ถ้วนแล้ว

และถ้าเรามองๆ ไปยังบริษัทที่ประสบความสำเร็จ หรือแม้แต่ในเกมกีฬาต่างๆ ที่ประสบชัยชนะ ทั้งหมดก็ล้วนเกิดจากการวางแผนและเตรียมตัวมาอย่างดี นักฟุตบอลมีการซ้อมและวางแทคติกอย่างดีเพื่อรับมือฝ่ายตรงข้าม ทีมฟอร์มูล่าวันคิดคำนวนทุกสิ่งอย่างเพื่อทำเวลาให้ดีที่สุดเหนือคู่แข่ง ฯลฯ

การทำงานของเราในแต่ละวันก็เช่นกัน ถ้าเราวางแผนกันอย่างดีแล้ว เวลาที่เรามีในแต่ละวันก็จะถูกใช้อย่างคุ้มค่า โปรเจคต่างๆ ก็จะมีการเตรียมการไว้อย่างเป็นระบบ สามารถแก้ปัญหาต่างๆ ได้อย่างราบรื่น

ก็ลองเอา 7Ps นี้ไปท่องกันให้ขึ้นใจแล้วใช้มันจริงๆ ในชีวิตกันนะครับ :)