การสร้างความประทับใจกับลูกค้าก็เป็นเรื่องสำคัญที่มีผลกับการทำงานอยู่ไม่น้อย เพราะต่อให้ทำงานดีแต่ถ้าลูกค้าเกิดไม่ชอบ รู้สึกไม่ดีก็จะดึงให้ขายงานยากเอาได้ง่าย ๆ ซึ่งถ้าเราพูดถึงความประทับใจนั้นก็สามารถเกิดขึ้นได้จากเรื่องง่าย ๆ ตั้งแต่ก่อนจะได้เจอหน้าขายงานกันเสียอีกอย่างเช่นเรื่องการนัดมีตติ้งเป็นต้น

จากประสบการณ์ผมแล้ว เรื่องการนัดประชุมและไปตามนัดนั้นเป็นเรื่องที่มีผลกับความรู้สึกของผู้ร่วมประชุมอยู่ไม่น้อยซึ่งเราก็พอจะมีเคล็ดลับที่จะแนะนำกับคนทำงานสายที่ต้องพบกับลูกค้าอยู่บ้าง ดังนี้

1. ไปก่อนเวลา ไม่ใช่ทันเวลา

ด้วยนิสัยส่วนตัวผมนั้น ผมมักจะถือธรรมเนียมปฏิบัติของคนญี่ปุ่นในเรื่องนี้ คือการไปตรงเวลานั้นเท่ากับเลท (คือเสียมารยาทนั่นเอง) ส่วนไปสายนี่ไม่ต้องพูดถึงกันเลย เพราะมันเท่ากับว่าเราไม่เตรียมตัว ไม่วางแผน และไม่ให้ความสำคัญกับเวลาของอีกฝ่ายที่ต้องรอ

เมื่อเป็นเช่นนั้นแล้ว หลักการสำคัญมากที่ต้องคิดเผื่อไว้เลยในการไปมีตติ้งกับลูกค้านั้นก็คือไปถึงก่อนเวลาเสมอ ซึ่งเวลาที่เหมาะสมก็จะราว ๆ 15-20 นาที อย่าลืมว่าเราอาจจะต้องเผื่อเวลาแลกบัตรหรือหาทางในการเข้าถึงออฟฟิศลูกค้าอีก สมมติว่าถ้าเรานัดประชุม 10.00 น. แล้วก็ควรจะไปถึงออฟฟิศลูกค้าราว ๆ 9.45 น. เป็นอย่างช้า

2. ไปถึงก่อนเวลา แต่ให้แจ้งว่าถึงแล้วก่อนเวลาอย่างเหมาะสม

หากเราไปถึงก่อนเวลานาน เช่นครึ่งชั่วโมง ก็ไม่ต้องรีบแจ้งลูกค้า เพราะบางทีเขาอาจจะติดประชุมอยู่ทำให้ไม่สะดวกออกมารับเรา ควรกะเวลาที่เหมาะสมในการที่จะรอตรงส่วนประชาสัมพันธ์ เช่นมาถึงที่ตึกก่อนครึ่งชั่วโมงก็จริง แต่เข้ามาแจ้งทางประชาสัมพันธ์ก่อนเวลาประชุม 5 นาที เป็นต้น โดยก่อนหน้านั้นอาจจะหาที่นั่งรอข้างนอก หรือไปรอที่ร้านกาแฟแถวๆ นั้นเป็นต้น (ซึ่งนั่นเป็นเหตุให้หลายคนจะลองไปสำรวจสถานที่ก่อนว่ามีจุดไหนให้รอได้บ้าง ส่วนออฟฟิศมีที่ให้นั่งรอไหม เป็นต้น)

3. สำรวจเส้นทางก่อนเสมอ

เพื่อให้การเดินทางไปประชุมต่าง ๆ นั้นราบรื่น ก็ควรจะสำรวจเส้นทางไปประชุมให้ดี จะเลือกเส้นทางไหน ถ้าขับรถไปก็อย่าลืมดูเรื่องที่จอดรถด้วยเพราะอาจจะต้องเสียเวลาวนหาที่จอดรถอยู่ไม่น้อย (ในหลาย ๆ ครั้งก็ใช้บริการพวก Grab อาจจะดีกว่า) นั่นทำให้คนญี่ปุ่นหลายคนถึงขั้นมีการสำรวจเส้นทางกันในวันก่อนที่จะประชุมเสียอีก เช่นขับรถลองเส้นทาง หรือลองเดินจากรถไฟฟ้าเพื่อคำนวณระยะทางและระยะเวลาในการเดินทางรถไฟฟ้าไปที่นัดหมาย

4. เตรียมอุปกรณ์ให้พร้อม

เมื่อเข้าห้องประชุมแล้ว เราอาจจะมีเวลาไม่เยอะในการเตรียมอุปกรณ์ต่าง ๆ เพื่อพรีเซนต์งาน ฉะนั้นแล้วก็ควรจะเตรียมกันไปแต่เนิ่น ๆ ไม่ใช่ไปล้วงค้นกระเป๋ากันตรงหน้าลูกค้า บางคนถึงขั้นว่าเปิดไฟล์พรีเซนต์รอกันไว้ก่อนแล้ว พอมาถึงก็เปิดคอมพรีเซนต์กันได้เลย อุปกรณ์อย่างสมุด ปากกา นามบัตรนั้นก็เตรียมให้อยู่ในจุดที่พร้อมหยิบได้ง่าย เร็ว สิ่งเหล่านี้จะทำให้ดูว่าเราพร้อมประชุมมาก ไม่เสียเวลาในการเตรียมตัวเยอะ (หรือบางคนอาจจะบอกว่าเป็นการลดช่วงเวลาตะกุกตะกักให้มากที่สุด)

ที่เล่ามานี้คือเทคนิคเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่เอาไปใช้งานจริงได้เวลาไปนัดมีตติ้งกับลูกค้าแล้วทำให้เราดูโปรมากขึ้นนั่นเองล่ะครับ