ช่วงสุดสัปดาห์ที่ผ่านมา ผมใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการทำ Knowledge Management ให้กับทีมงานและองค์กรของผม หลายคนอาจจะสงสัยว่า Knowledge Management คืออะไรและสำคัญอย่างไร วันนี้เลยจะขอเขียนบล็อกอธิบายแบบง่ายๆ ให้เห็นภาพว่าทำไมเราถึงควรทำ Knowledge Management กันนะครับ

ผมรู้จัก Knowledge Management ครั้งแรกๆ ตอนทำงานในองค์กรนานาชาติ ซึ่งตอนนั้นมีหน้าที่หลายอย่างมาก แน่นอนว่าเพื่อเป็นการสร้างมาตรฐานเดียวกันในการทำงานและแชร์ข้อมูลกันระหว่างแต่ละออฟฟิศนั้น เราจึงได้ไฟล์ Presentation หรือเอกสารอธิบายขั้นตอนการทำงาน รวมทั้งข้อมูลจำเป็นต่างๆ ที่ผ่านการคัดสรรไว้แล้ว ซึ่งข้อมูลเหล่านี้มีส่วนสำคัญมากที่ทำให้เราทำงานได้ง่ายขึ้น มีแบบแผนที่ชัดเจนและสอดคล้องกับการทำงานของทีมงานในประเทศอื่นๆ ได้

การสร้าง Knowledge Management นี่เองที่ช่วยลดภาระการ Training หรือต้องทำอบรมหลายๆ รอบ หรือการสอนงานในบางเรื่อง เพราะพนักงานสามารถเปิดอ่าน KM เหล่านี้และศึกษาได้อยู่เรื่อยๆ เปรียบเสมือนกับคู่มือการทำงานของพนักงานกันเลยก็ว่าได้ (อย่างไรก็ตาม การอบรมบางอย่างก็ยังจำเป็นอยู่เช่นกันนะครับ ^^) การทำ KM มีส่วนสำคัญมากในการสรุปองค์ความรู้ขององค์กรให้อยู่ในรูปแบบของเอกสารที่สามารถส่งต่อกันได้โดยไม่ใช่จมอยู่กับบุคคลใดบุคคลหนึ่ง มิเช่นนั้นจะเกิดสถานการณ์ที่ว่าต้องเป็นคนนั้นหรือคนนี้สอนงานเท่านั้นจึงจะทำได้ คนที่รู้เรื่องนี้มีคนเดียว ฯลฯ ซึ่งสถานการณ์แบบนี้จะสร้างความลำบากให้กับองค์กรมากเมื่อพนักงานคนดังกล่าวออกหรือไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้ เนื่องจากองค์ความรู้ก็จะหายไปด้วย

นอกจากนี้แล้ว การทำ KM ยังช่วยให้การสกัดและสังเคราะห์ความรู้ของพนักงาน / ผู้บริหาร ให้มีรูปแบบที่ชัดเจนมากขึ้น เปรียบได้กับการเขียนตำราเพื่ออ่านกันในบริษัทเลยก็ว่าได้ แน่นอนว่าขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่ค่อนข้างเหนื่อยอยู่ไม่น้อยเนื่องจากหลายๆ คนก็ไม่ได้ถนัดที่จะต้องมาสรุปในลักษณะนี้ (ว่ากันว่าทำ Proposal Presentation บางครั้งยังง่ายเสียกว่าการทำ KM) แต่กระนั้นเองแล้ว ในหลายๆ องค์กรนั้นจะมีการระบุ KM เข้าไปใน KPI ของแต่ละหน่วยงานเลย เพื่อเป็นการกระตุ้นให้แต่ละหน่วยงานไม่หยุดที่จะค้นคว้าและพัฒนาองค์ความรู้ของตัวเอง

อ่านมาถึงตรงนี้ ลองถามกันดูไหมครับว่าองค์กรของคุณมี KM กันขนาดไหน ทุกครั้งที่มีพนักงานใหม่นั้น การสอนงานของพนักงานใหม่มีเอกสารอะไรเป็นคู่มือกำกับหรือไม่? หรือว่าคุณฝากความหวังไว้กับพนักงานพี่เลี้ยง (ซึ่งก็ไม่แน่ใจว่าจะสอนงานได้รู้เรื่องมากน้อยแค่ไหน) นั่นยังไม่นับรวมกับความรู้และสิ่งที่พนักงานใหม่จำเป็นต้องรู้อีกซึ่งเราเองก็อาจจะไม่แน่ใจว่าพวกเรารู้กันหรือไม่

ว่าแล้ว…คุณจะเริ่มทำ KM กันหรือยังครับ?