รู้จัก "ประชุมก่อนประชุม" เพื่อให้ประชุมนั้นได้ผล

วันก่อนผมได้ไปบรรยายเรื่อง Business Storytelling / Pitching แล้วก็มีโจทย์สุดท้าทายว่าจะทำอย่างไรให้นำเสนอได้อย่างมีประสิทธิภาพภายใน 3-5 นาทีได้ ?

ถ้าคิดตรง ๆ จากโจทย์แล้วมันก็คงไปเรียนเรื่อง Elevator Pitch ที่จะหาวิธีพูดและนำเสนอไอเดียให้ตรงและรวดเร็วที่สุดภายในเวลาจำกัด

แต่ถ้ามองในอีกทางหนึ่งแล้ว อีกทางเลือกที่น่าสนใจไม่แพ้กันคือการสร้าง "ประชุมก่อนประชุม" ที่ทำให้ทุกอย่างเมื่อต้องประชุมนั้นดูง่ายและรวดเร็วนั่นเอง

คอนเซปต์ "ประชุมก่อนประชุม" (Meeting before meeting) คือการทำให้ไอเดีย หรือข้อมูลต่าง ๆ ที่จะนำเสนอนั้นถูกพูดถึงและคุ้นเคยกับคนที่จะมีส่วนร่วมในประชุมสำคัญที่ต้องตัดสินใจ ไม่ใช่แค่ไปรอเริ่มเล่าและอธิบายในห้องประชุม ซึ่งนั่นอาจจะกินเวลา แถมคนฟังอาจจะไม่ได้อยู่ในโหมดที่จะอยากฟังด้วยจนทำให้การนำเสนอนั้นไม่ได้ผล ขาดประสิทธิภาพได้

นั่นทำให้กลไก "ประชุมก่อนประชุม" จึงเกิดขึ้นและเป็นเทคนิคที่ผู้บริหารหลายคนใช้กันในออฟฟิศ เช่นการพูดคุยระหว่างเจอกัน แวะทักทายกันด้วยคำพูดทำนองว่า "คุณคิดยังไงกับไอเดีย...." หรือไม่ก็ "ผู้ว่าเรามีปัญหาเรื่อง.....คุณคิดยังไง" ซึ่งนั่นเป็นการค่อย ๆ แพร่แนวคิดหรือไอเดียที่อยากนำเสนอไปยังคนที่มีส่วนได้ส่วนเสียต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นทั้งคนที่สนับสนุนหรือคนที่อาจจะเป็นฝ้ายค้านในการประชุม ซึ่งเมื่อทุกอย่างดูโอเค และมีความคุ้นเคยระดับหนึ่งแล้ว เมื่อเวลาเข้าประชุมจริงก็จะทำให้การคุยและตัดสินใจดูง่ายและราบรื่นมากทีเดียว

เรื่องนี้เป็นสิ่งที่ผมมักเล่าเป็นอีกเทคนิคที่หลายคนควรรจะลองไปใช้ เพราะเผลอ ๆ อาจจะง่ายกว่าการไปวัดใจกับ Elevator Pitch ในห้องประชุมที่ก็ไม่รู้ว่าคนฟังจะอยู่ในภาวะไหนนั่นแหละฮะ