การพรีเซนต์หรือขายงานไม่ว่าจะกับลูกค้าภายนอกหรือแม้แต่กับคนภายในองค์กรเองนั้นก็ล้วนเป็นหนึ่งในสิ่งที่คนทำงานมักเจอกันอยู่เสมอๆ (เว้นเสียแต่คุณจะทำงานประเภทไม่ต้องเจอผู้เจอคนหรือต้องนำเสนออะไรน่ะนะ) แต่สิ่งที่ผมมักพบว่ากลายเป็นความผิดพลาดบ่อยๆ คือการที่คนพรีเซนต์ไม่ค่อยได้เตรียมตัวมาล่วงหน้า ไม่ได้ซักซ้อม จนพบกับความบรรลัยต่อหน้าคนฟังอยู่บ่อยๆ

ถ้าจะนึกให้เห็นภาพ ผมจะลองยกสิ่งที่มักเกิดขึ้นบ่อยๆ และสร้างความขบขันปนรำคาญให้กับคนฟังดังต่อไปนี้นะครับ

  • มีปัญหากับคอมพิวเตอร์ เปิดไม่ติด ภาพไม่ขึ้นจอ
  • คนพรีเซนต์ไม่รู้วิธีใช้คอมเครื่องที่พรีเซนต์
  • หาไฟล์พรีเซนต์ไม่เจอ
  • สไลด์ฟอนต์เพี้ยน ฟอนต์เด้ง
  • ลำดับสไลด์ผิด
  • พูดข้ามสไลด์ หรือพูดล่วงหน้าทั้งที่สไลด์ด้านหลังมีอธิบายเอาไว้
  • คุมเวลาไม่อยู่
  • และอื่นๆ อีกมากมาย (ถ้าคุณหลับตานึก คุณก็จะนึกออกได้แหละ)

อันที่จริง ผมมานั่งคิดๆ ดูแล้วก็คงไม่ใช่เรื่องแปลกอะไรที่ปัญหาเหล่านี้จะเกิดขึ้น หลายๆ ครั้งมันก็เป็นอุบัติเหตุสุดวิสัยที่คาดไม่ถึง แต่ถ้าถามผมแล้ว ปัญหาส่วนมากมันเกิดจากความ “ชะล่าใจ” ต่างหากล่ะครับ

มันเป็นความชะล่าใจว่าเราทำงานมาเสร็จแล้ว ไม่ต้องแก้ไขอะไรแล้ว เราเป็นคนสไลด์มาทุกหน้าย่อมจำรายละเอียดได้อยู่แล้ว ฯลฯ ความคิดแบบนี้กลายเป็นเหมือนความคิดเข้าข้างตัวเองเพื่อบอกว่า “ไม่ต้องซ้อมหรอก” บางทีก็คิดว่า “เอาน่า พรีเซนต์กับคนกันเองภายใน จะเตรียมตัวไปทำไม”

แต่สิ่งที่เรามักไม่คิดกันคือทุกครั้งที่เราออกไปพรีเซนต์อะไรนั้น มันคือ “เวที” ที่ใช้แสดงความสามารถและสร้างความน่าเชื่อให้กับตัวเรา ไม่ว่ากับลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงาน และทุกรายละเอียด ทุกนาทีที่เรานำเสนอนั้นคือภาพลักษณ์ของตัวเรา (นี่ผมยังไม่ได้พูดถึงเรื่องการปิดการขายอะไรเลยนะฮะ ^^)

ในความคิดส่วนตัวของผมแล้ว ทุกการนำเสนอ ไม่ว่าจะเป็นกับลูกค้าหรือการประชุมภายใน มันคือ “การแสดง” ที่ตัวถูกออกแบบและตระเตรียมให้พร้อม ทั้งนี้เพราะทุกการนำเสนอนั้นมีเป้าหมายอยู่เสมอ ไม่ว่าจะเป็น

  • นำเสนอไอเดียเพื่อให้ทีมงานเห็นด้วย
  • นำเสนอข้อมูลเพื่อให้ทีมงานเข้าใจตรงกัน
  • นำเสนองานเพื่อให้ลูกค้าซื้อ
  • ฯลฯ

และจากเป้าหมายเหล่านี้ การนำเสนอ/ขายงานของเรานั้นคือช่วงเวลาที่สามารถทำให้เป้าหมายนี้ลุล่วงได้ แต่หากมันทำได้ไม่ดีแล้ว เป้าหมายดังกล่าวก็ย่อมประสบปัญหาหรืออาจจะไม่เกิดขึ้นได้

ในยุคที่ผมทำละครเวทีมานั้น แม้ว่าเราจะซ้อมกันมานาน จำบทกันได้หมด และทำทุกอย่าง “เหมือนเดิม” แต่ทุกรอบมันก็มีความต่างออกไป โดยเฉพาะรอบที่นักแสดงไม่เตรียมตัวก่อนเริ่มแสดงซึ่งมักจะถูกคอมเมนต์กันรุนแรงว่า “ละครไม่รู้เรื่อง”

งงไหมครับว่าทำไมละครที่เล่นเหมือนเดิม บทเหมือนเดิม จัดฉากเหมือนเดิม ทำไมกลับเล่นแล้วไม่ได้ผลเหมือนเดิมแถมแย่ไปแบบไม่รู้เลย?

ที่มันเป็นอย่างนั้นเพราะหากนักแสดงไม่เตรียมพร้อมแล้ว รายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ อย่างเช่นจังหวะการพูด การรักษา “พลัง” ของนักแสดง การเข้าถึงบทบาท ฯลฯ ก็จะไม่เกิดขึ้น และนั่นเป็นส่วนสำคัญที่ทำให้ผู้ชมละครสามารถเข้าถึงตัวแก่นของละครได้

ผมว่าการพรีเซนต์มันก็คล้ายๆ กับการแสดงตรงนี้แหละครับ รายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ที่เรามองว่าไม่สำคัญล้วนกลายเป็นตัวเบรกจังหวะที่เราพยายามสร้างเพื่อให้คนฟังคล้อยตามหรือเห็นร่วมไปกับเรา ทุกอย่างที่เรานำเสนอ ทุกคำพูดที่เลือกใช้ ทุกนาทีที่ผ่านไป ล้วนจำเป็นต้องผ่านการซักซ้อมเพื่อให้เกิดการขัดเกลาจนคล่องและได้อย่างที่ต้องการ

นอกจากนี้แล้ว การซักซ้อมหรือลองทวนก่อนนำเสนอจะทำให้เราได้พบข้อผิดพลาดที่มองข้ามหรือมองไม่เห็น ส่วนตัวผมเองนั้น ก่อนจะทำการพรีเซนต์อะไรก็ตาม ผมมักจะเปิดรัน Powerpoint / Keynote แบบจริงๆ เพื่อตรวจดูรายละเอียดต่างๆ ว่าผมพลาดอะไรไปหรือเปล่า แม้กระทั่งการเลือก Animation ต่างๆ สำหรับการเปลี่ยนหน้าหรือการปรากฏของ Object แต่ละอย่าง วีดีโอเปิดติดไม่ติด ฯลฯ

ทั้งหมดนี้เพราะผมต้องการให้ทุกการนำเสนอลื่นไหลที่สุด ไม่ติดขัด เลี่ยงปัญหาหรือความเสี่ยงต่างๆ ให้มากที่สุดเท่าที่ทำได้

อย่าลืมนะครับ ทุกการพรีเซนต์คือช่วงเวลาของเรา ที่สามารถทำให้เรา “เกิด” หรือ “ดับ” ได้ ฉะนั้นทุกรายละเอียดจึงมีค่าพอที่คุณควรจะเตรียมพร้อมครับ ^^

ภาพจาก: http://images.experience.com/