การทำงานแบบมนุษย์เงินเดือนก็มักมีการติดต่อและพบเจอคนอื่นๆ อยู่บ้างเป็นธรรมดา ยิ่งถ้าตำแหน่งที่ต้องทำงานกับลูกค้าหรือบริษัทอื่นๆ ด้วยแล้ว การต้องประชุมร่วมกับคนที่เพิ่งเจอกันครั้งแรกก็เป็นเรื่องที่ต้องเจอแทบทุกวัน และหนึ่งในสิ่งที่ต้องทำในการเจอกันครั้งแรกคือการแลกนามบัตรเพื่อแนะนำตัว

แม้ว่าจะดูเหมือนเป็นเรื่องเล็กๆ น้อย แต่รู้กันหรือไม่ว่าจุดเล็กๆ น้อยนี่เองที่สร้างความประทับใจหรือภาพจดจำให้กับอีกฝั่งพอสมควร และในขณะเดียวกันก็อาจะจทำให้หลายๆ คนหมดความประทับใจเอาได้ง่ายๆ เช่นกัน

วันนี้ผมมีการพูดคุยเรื่องนี้ โดยมีหลายคนอย่าง @Pongsatorn_P และ @Aveesome มาแชร์ความรู้ด้วยกัน ผมเลยขอสรุปเป็นข้อๆ ที่เหล่ามนุษย์เงินเดือนทั้งหลายลองเอาไปใช้กันนะครับ

  1. เมื่อมีการประชุมและแลกนามบัตรกันนั้น ผู้ไปเยือนควรเป็นคนแนะนำตัวและขอแลกนามบัตรก่อน
  2. ในกรณีที่ไปประชุมร่วมกับผู้ใหญ่นั้น ให้ผู้ใหญ่หรือคนที่ตำแหน่งสูงกว่าทำการแลกนามบัตรก่อน แล้วค่อยตามด้วยคนที่ตำแหน่งต่ำกว่าไล่ลำดับมา
  3. การแลกนามบัตรนั้น ให้ยื่นให้ด้วยตัวเอง อย่าพยายามส่งต่อหรือผ่านผู้อื่นโดยไม่จำเป็น อาจจะยื่นแลกข้ามโต๊ะได้ (แต่อย่าโน้มตัวเยอะจนน่าเกลียด) การเดินอ้อมโต๊ะไปแลกกับมือไม่ใช่เรื่องเสียหายหรือน่าอาย
  4. เช่นเดียวกัน อย่าใช้วิธีวางบนโต๊ะแล้วเลื่อนไปให้ เพราะนั่นหมายถึงการไม่ให้เกียรติอีกฝ่าย
  5. เวลายื่นนามบัตรให้อีกฝ่ายนั้น ให้อยู่ในระดับที่อีกฝ่ายอ่านนามบัตรได้สะดวก (ประมาณระดับหน้าอก) ไม่สูงและไม่ต่ำจนเกินไป
  6. นามบัตรที่จับนั้น ให้หันหน้าให้อีกฝ่ายอ่านข้อความบนนามบัตรได้เลย (ฉะนั้นจะกลับหัวเมื่อมองจากฝั่งผู้ให้)
  7. นิ้วโป้งที่จับนามบัตรนั้น อย่าให้ทับหรือปิดบังชื่อของเรา  ทางที่ดีคือนิ้วโป้งชี้ไปที่ชื่อของเรา เพราะนั่นคือเป้าสายตาของอีกฝ่าย
  8. เมืื่อรับนามบัตรแล้ว ให้อ่านนามบัตรของอีกฝ่าย ทวนตำแหน่งให้เข้าใจ (จะได้ไม่เรียกผิด)
  9. เมื่อกลับมานั่ง วางนามบัตรเรียงให้อยู่ด้านซ้ายมือของตัวเอง (หรือในจุดที่เหมาะสม) อย่าเก็บเข้ากระเป๋าเสื้อหรือกล่องเก็บนามบัตรเลย เนื่องจากระหว่างประชุม คุณอาจจะต้องเรียกชื่ออีกฝ่ายและคงดูไม่ดีถ้าคุณต้องล้วงไปหยิบนามบัตรใหม่
  10. ถ้ากลัวจำคนที่มาประชุมสลับกัน ให้วางนามบัตรตามลำดับที่นั่งก็ได้
  11. ระหว่างประชุม อย่านำนามบัตรมาเป็นอุปกรณ์ทำให้มือไม่ว่าง เช่นหยิบมาหมุนเล่น พลิกเล่น เพราะนั่นเป็นการไม่ให้เกียรติอีกฝ่ายเช่นกัน
  12. การเขียนบันทึกบนนามบัตรทำได้ เช่นจดชื่อเล่น หรือวันที่ที่ได้แลกนามบัตร

นอกจากนี้แล้ว ยังมีเทคนิคบางประการสำหรับคนที่ต้องแลกนามบัตรบ่อยๆ

  • อย่าเอานามบัตรใส่กระเป๋าเสื้อ เพราะอาจจะยับ หากล่องใส่นามบัตรแบบพกพาได้มาใช้จะดีกว่า
  • พกนามบัตรติดตัวเสมอ เพราะคงดูไม่ดีถ้าคุณประชุมแล้วต้องบอกอีกฝ่ายว่า “ขอโทษครับ นามบัตรหมด” (และจะดูแย่ถ้าอีกฝ่ายเป็นผู้ใหญ่มากๆ)

อย่างที่บอกแหละครับว่าเรื่องนี้เป็นเรื่องเล็กๆ น้อยๆ ที่หลายคนอาจจะไม่สนใจ แต่หลายคนก็มองข้ามจนทำให้ตัวเองเสียบุคลิกหรือทำลายโอกาสสร้างความประทับใจไป และนั่นก็เป็นสิ่งสำคัญมากในการประชุมธุรกิจด้วย

เครดิตภาพ: http://www.masterchinese.com/