เมื่อเราเข้าสู่สถานการณ์ที่ต้อง Work from Home กันนั้น หลายองค์กรก็เริ่มต้องมีการพูดคุยและปรับแผนการทำงาน รวมถึงกิจกรรมหลักอย่างการประชุมว่าจะทำอย่างไร ซึ่งหลาย ๆ ที่ก็พยายามจะคงรูปแบบและการทำงานเหมือนกับตอนที่เรายังทำงานออฟฟิศกันอยู่

อย่างไรเสีย ผมเชื่อว่าเราก็รู้ดีว่าการทำงานจากบ้านกับการทำงานที่ออฟฟิศนั้นมีบริบทที่แตกต่างกันอยู่พอสมควร และการจะทำให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดก็ควรจะมีการตระเตรียมสิ่งต่าง ๆ ให้เหมาะสมด้วย ผมเลยขอสรุปเทคนิคง่าย ๆ ที่จะทำให้การประชุมออนไลน์นั้นได้ผลมากขึ้นนะครับ

1. ทีมงานเรียนรู้เครื่องมือและฝึกใช้ให้คล่อง

แม้ว่าเราจะเริ่มคุ้นเคยกับการประชุมออนไลน์กันบ้างแล้ว แต่เราก็ยังพบว่าหลายคนยังใช้อุปกรณ์เหล่านี้ไม่คล่อง เช่นการตั้งค่าต่าง ๆ หรือการใช้งานร่วมกับโปรแกรมอื่น ๆ อย่างการสลับหน้าจอ การแสดง Powerpoint หรือการทำ Meeting Note ต่าง ๆ ซึ่งตรงนี้ควรให้พนักงานใช้ฟังก์ชั่นพื้นฐานให้คล่อง เช่นเดียวกับการมีอุปกรณ์ที่พร้อมสำหรับการประชุม โดยเรื่องนี้อยากจะฝากย้ำกับทางผู้บริหารหรือผู้จัดการต่าง ๆ ซึ่งมักจะเป็นคนนำประชุมว่าควรจะมีความพร้อมมากเป็นพิเศษ เพราะหากผู้บริหารทำไม่เป็น หรือเงอะงะแล้วก็จะยิ่งดูแย่ในสายตาพนักงานเอาง่าย ๆ นั่นแหละ

2. อย่าประชุมให้เยอะ ให้มีเท่าที่จำเป็นจริง ๆ เท่านั้น

การประชุมออนไลน์นั้นดูสะดวกกว่าการประชุมในออฟฟิศมาก เพราะเรียกคนเข้าได้ทันที ไม่ต้องรอห้องประชุมที่ แต่เพราะการที่มันง่ายนี้เองทำให้หลายคนก็เรียกประชุมกันรัว ๆ จนเยอะเกินจำเป็นไปมาก แถมเอาเข้าจริงแล้วการประชุมออนไลน์ก็ไม่ได้รู้สึกดีอะไรนักเนื่องจากการนั่งหน้าคอมและฟังประชุมมันก็ดูเป็นกิจกรรมที่ออกจะน่าเบื่อเสียอีกต่างหาก ผมมักแนะนำด้วยซ้ำว่าเมื่อเป็นการทำงานที่บ้านนั้นควรจะใช้การประชุมให้น้อยที่สุด ให้มีเท่าที่จำเป็นจริง ๆ

3. มีประชุมอัพเดททุกเช้า (สั้น ๆ)

ถ้าถามถึงการประชุมที่จำเป็นแล้ว หนึ่งในคำแนะนำที่ผมทำคือให้มีการประชุมทุกเช้าสั้น ๆ เหมือนการอัพเดทของแต่ละคนว่าทำอะไรอยู่ วันนี้มีอะไรต้องทำ มีอะไรต้องส่งต้องตาม เสมือนกับการเจอหน้ากันตอนเช้าในที่ทำงานนั่นแหละ ซึ่งอันนี้ก็จะช่วยให้เหมือนว่าทุกคนได้เจอหน้ากัน ได้ทักทายถามไถ่กันก่อจะแยกย้ายกันไปทำงาน อย่างไรก็ตาม ประชุมนี้ไม่ควรจะใช้เวลานานจนยื้อเยื้อเพราะควรเอาเวลาไปโฟกัสกับการทำงานจริงมากกว่า

4. กำหนดช่วงเวลา “ห้ามประชุม”

เทคนิคหนึ่งที่ควรทำคือการระบุช่วงเวลาที่ห้ามใครทำการประชุมโดยเด็ดขาด ทั้งนี้เพื่อให้แต่ละคนมีเวลาโฟกัสในการทำงาน เคลียร์งาน ไม่อย่างนั้นแล้วจะกลายเป็นว่าจะใช้เวลาประชุมทุกวันตั้งแต่เริ่มเปิดคอมและกว่าจะได้ทำงานได้ก็คือช่วงเวลาเลิกงานซึ่งไม่เข้าท่ามาก ๆ ทั้งนี้ช่วงเวลาดังกล่าวอาจจะกำหนดได้หลายแบบเช่นช่วงเช้า สองชั่วโมงก่อนเลิกงาน ฯลฯ

5. ประชุมให้สั้น ให้เร็ว

เมื่อการประชุมออนไลน์มันสะดวกแต่ไม่ได้เหมือนกับการคุยงานจริงและอาจจะทำให้รู้สึกหงุดหงิดเมื่อต้องเข้าประชุม ฉะนั้นก็ไม่ควรจะใช้เวลายืดเยื้อ ควรจะรีบทำให้การประชุมกระชับ ได้งาน สรุปประเด็นให้เร็ว ซึ่งอาจจะใช้เทคนิคประชุมต่าง ๆ มาช่วยอย่างการมีวาระการประชุมที่ชัดเจน การคิดแบบหมวก 6 ใบ (Six Thinking Hats) ทำให้การประชุมไม่วกวน สับสนและเสียเวลาโดยไม่จำเป็น

6. มีกฏการประชุมพิเศษสำหรับ Online Meeting

เมื่อรูปแบบการประชุมออนไลน์นั้นมีความแตกต่างไปจากการประชุมปรกติ มันก็ควรจะมีการตกลงด้วยเหมือนกันว่าเราจะมีรูปแบบการประชุมอย่างไร มีกฏการประชุมอย่างไร เช่นการจำกัดเวลา ลำดับคนพูด การเปิดกล้อง การแสดงความเห็นต่าง ๆ ทั้งนี้เพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพและลดปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นจากบริบทใหม่ของการประชุมนี้

7. บันทึกการประชุมไว้ (ก็ดี)

ด้วยเทคโนโลยีการประชุมออนไลน์ ทำให้เราสามารถบันทึกการประชุมได้ง่ายขึ้น ซึ่งนั่นก็อาจจะช่วยในการเก็บข้อมูลแล้วสามารถดูย้อนหลังหรือส่งต่อให้กับคนที่พลาดหรือไม่ได้เข้าการประชุมได้