ในสถานการณ์ที่ธุรกิจโดนบังคับให้กลับไปใช้ระบบ Work from Home เต็มรูปแบบนั้น เสียงบ่นของพนักงานหลายคนก็เริ่มกลับมาอีกครั้งเพราะดูเหมือนว่า Work from Home จะสร้างปัญหาให้กับการทำงานอยู่ไม่น้อย แต่ในขณะเดียวกันเราก็จะพบว่าหลายคนไม่ได้มีปัญหาอะไรแถมมี Productivity เพิ่มขึ้นไปอีก เราลองมาคิดกันดูว่าป้ญหามันอยู่ตรงไหน และเราจะแก้ไขมันอย่างไร

บ้านไม่ใช่ออฟฟิศ

เรื่องแรกที่ผมมักจะต้องพยายามชี้ให้ผู้บริหารหลายคนเข้าใจเสียก่อนว่าบ้านของพนักงานแต่ละคนนั้นไม่ได้มีบริบทและสภาพแวดล้อมแบบเดียวกับออฟฟิศแต่อย่างใด เอาที่สำคัญ ๆ เลยคือที่บ้านนั้นมีคนอื่นที่ไม่ใช่ “พนักงาน” อยู่ด้วย เช่นบุตรหลาน พ่อแม่ ซึ่งสิ่งเหล่านี้สามารถกลายเป็นสิ่งที่พวกเขาต้องจัดการระหว่างวันไปด้วยโดยปรกติแล้วเขาจะไม่ต้องพะวงในการทำงาน ฉะนั้นแล้ว เราก็ต้องเห็นใจพวกเขาด้วยว่าเดิมนั้นเขาจะอยู่ในสภาวะที่ออฟฟิศ 100% จะกลายเป็นออฟฟิศส่วนหนึ่งและชีวิตที่บ้านของเขาส่วนหนึ่งผสมกัน และนั่นจะทำให้เราคาดหวังว่าเขาจะทำงานแบบเหมือนอยู่ออฟฟิศ 100% เลยไม่ได้

อย่างไรก็ตาม เคสนี้ดูจะไม่ค่อยมีผลมากนักกับคนที่อยู่คนเดียว เช่นอยู่คอนโดส่วนตัว เพราะชีวิตส่วนตัวนั้นจะไม่ได้มีอะไรต้องเข้ามาจัดการและรับมือไปด้วยเหมือนกับคนที่มีครอบครัว

และความแตกต่างนี้เองเป็นสิ่งที่เราต้องรู้อยู่ในใจว่าการ Work from Home นั้นไม่สามารถคาดหวังว่าพนักงานจะสามารถประพฤติตัวเหมือนกับการทำงานที่ออฟฟิศได้

การ Copy / Paste ของ Process จากออฟฟิศที่ไม่เข้าท่า

สิ่งที่หลาย ๆ ออฟฟิศมักจะทำเวลา Work from Home คือการบอกทีมงานว่า “ทำเหมือนเดิม” แต่แค่ทำที่บ้านนะ คือเอาตารางงานปรกติไปใช้กันต่อเลย เคยมีประชุมแบบไหนก็จัดประชุมต่อไป เคยส่งงานคุยงานแบบไหนก็ทำแบบนั้นต่อไป

ซึ่งอันที่จริงแล้วการ Copy / Paste ของ Working Process นี้ไม่ค่อยถูกต้องเท่าไรนัก เพราะ Working Process ที่ใช้ในออฟฟิศนั้นเกิดขึ้นได้ไม่ใช่บริบทของสถานที่เพียงอย่างเดียว หากแต่เป็นวิธีการสื่อสาร การพบเจอกัน หรือแม้แต่การเห็นหน้าค่าตากันซึ่งมีผลในการสื่อสารอยู่ไม่น้อย เช่นหลายเรื่องเราคุยกันจบแล้วถึงส่งเมล์ยืนยันไป หรือสามารถคุยกันได้โดยไม่ต้องหยิบไลน์มาถาม แต่พอไม่เห็นหน้ากันแล้วก็เลยทำให้การคุยกัน รู้ใจกัน ทันความคิดกันนั้นไม่ได้เกิดขึ้น และขั้นตอนต่าง ๆ ที่เคยทำได้ก็จะไม่ได้ผลอย่างเดิม

ฉะนั้นถ้าเป็นการพยายามทำอะไรเหมือนเดิมแบบที่อยู่ออฟฟิศก็จะไม่แปลกที่ประสิทธิภาพในการทำงานจะลดลง หากแต่ถ้าเราต้องการประสิทธิภาพการทำงานที่เท่าเดิม หรือได้ผลกว่าเดิม มันก็ต้องเปลี่ยนวิธีการทำงาน ปรับรูปแบบให้เหมาะสมกับบริบทใหม่ เช่นเราจะทำงานอย่างไรให้ต่อเนื่องและคุยงานกันน้อยลง เหลือแต่เท่าที่จำเป็น ทำอย่างไรให้ประชุมกันน้อยลงเพราะการประชุมผ่านออนไลน์ใช้เวลาเยอะและอึดอัดกว่าประชุมปรกติ เป็นต้น สิ่งเหล่านี้เป็นโจทย์ที่ผู้บริหารและหัวหน้าทีมต้องคิดและสร้างรูปแบบการทำงานใหม่ขึ้นให้เหมาะกับสถานการณ์นี้

ทั้งนี้แล้ว สิ่งที่ผมมักจะบอกเสมอคือบรรดาเทคนิคการ Work from Home ต่าง ๆ นั้นก็มีอยู่ สามารถเรียนรู้ได้ แต่ใช้ตามหมดทันทีก็คงไม่ดีนักเพราะแต่ละทีมก็จะมีโจทย์ที่ไม่เหมือนกัน เช่นเดียวกับบ้านของพนักงานแต่ละคนก็จะมีสภาวะที่ไม่เหมือนกันเช่นกัน การจะลอกวิธีกันไปหมดเลยก็คงจะไม่ดีนัก ทางที่ดีคือศึกษาและพูดคุยกันในทีมว่าเราควรจะลด / เพิ่มการทำงานอะไรเพื่อให้ได้ประสิทธิภาพที่ดีจากการ Work from Home

อย่าใช้เครื่องมือจนเป็นภาระ

เราอยู่ในยุคดิจิทัลจนทำมีเครื่องมือมากมายมาช่วยในการทำงานแล้วก็จะมีคนมากมายบอกว่าใช้เครื่องมือนั้นสิ เครื่องมือนี้สิ ซึ่งถ้าใช้เป็นมันก็คงจะดีอยู่นั่นแหละครับ แต่ถ้าเราใช้โดยขาดความเข้าใจหรือใช้โดยไม่ได้คิดให้รอบคอบก็อาจจะเป็นภัยได้เหมือนกัน

ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดคือ LINE ที่หลายคนพิมพ์คุยกันจนเป็นนิสัย จนนึกอะไรออกก็พิมพ์ลงไปโดยเราอาจจะไม่ทันคิดเลยว่าบางครั้งมันเป็นการกวนอีกฝั่งที่กำลังติดอะไรบางอย่างอยู่ โดยหากเป็นในชีวิตจริงแล้วเราก็จะหยุดรอให้เขาสะดวกก่อนแล้วจึงถาม แต่พอเป็น LINE ก็สามารถส่งข้อความไปได้เลย แถมบางคนติดนิสัยส่งแล้วจี้ตามให้ตอบโดยเร็ว ซึ่งนั่นคือการที่ทำให้อีกฝั่งรู้สึกอึดอัดใจ หงุดหงิด และอาจจะรำคาญเอาได้เหมือนกัน

ฉะนั้นการใช้เครื่องมือใด ๆ ก็ต้องมีความรู้ความเข้าใจในเรื่องความสะดวกที่เกิดขึ้น ควรใช้ให้เกิดประโยชน์จริง ๆ กับทุกฝ้าย และเลี่ยงการใช้เครื่องมือที่กลายเป็นภาระยุ่งยาก เช่นใช้งานยาก สับสน ทำให้งงกว่าเดิม ซึ่งส่วนตัวผมแล้วนั้น ทางที่ดีคือใช้เครื่องมือให้น้อยที่สุดแล้วโฟกัสกับการทำงานดีกว่า และถ้าหากจะใช้เครื่องมือใด ๆ ก็ควรจะเป็นเครื่องมือที่เหมาะกับสิ่งนั้น ๆ ด้วย เช่นการส่งเอกสารต่าง ๆ ควรทำกันผ่านอีเมล์แทนที่จะเป็น LINE เพราะมีอายุเวลาจำกัด การตามหาทีหลังก็ยุ่งยาก ส่วนถ้าจะคุยงานกันยาว ๆ ก็ควรเลี่ยงการใช้ LINE เช่นกันเพราะคนอื่นอาจจะงงและสับสนในบทสนทนา (เว้นแต่จะคุยแบบ 1-1) เป็นต้น

ที่ผมเล่ามานั้น คือการฉายภาพคร่าว ๆ ให้เห็นว่าความผิดพลาดที่มักจะเกิดขึ้นในการ Work from Home คือการพยายามยัดความเป็นออฟฟิศลงไปในบ้านของพนักงานโดยพยายามใช้มาตรฐานเดียวกันหมดซึ่งเป็นไปได้ยากเนื่องจากบริบทของสถานที่และเวลาเปลี่ยนไป บริษัทต้องคิดวิธีการทำงานใหม่ขึ้นมาโดยไม่ใช่แค่เอาเครื่องมือมาโยน ๆ ให้พนักงานใช้ (แกมบังคับ) แต่ต้องย้อนกลับไปดูว่าหากเราต้องออกแบบกระบวนการทำงานในสภาวะที่คนอยู่ที่บ้านและไม่ได้อยู่พร้อมกันแล้ว เราควรจะทำงานกันอย่างไร แบ่งเวลาอย่างไร ร่วมงานกันอย่างไรมากกว่า

มิเช่นนั้นแล้ว เราก็จะพบว่าจะมีคนอึดอัดใจ หนักใจ และเหนื่อยใจกับการยัดออฟฟิศไว้ในที่อยู่ของเขาเป็นแน่