เทคนิคจัดการ Email ให้คุณทำงานได้มีประสิทธิภาพ
การเช็คอีเมล์เป็นเรื่องที่น่าปวดหัวสำหรับคนทำงานในปัจจุบันอยู่ไม่น้อย ยิ่งถ้าเป็นคนทำงานกับหลายๆ ฝ่ายแล้วก็มักจะได้เมล์จำนวนไม่น้อยในแต่ละวัน คำถามน่าคิดคือถ้าเรามัวแต่เช็คและเคลียร์เมล์ก็คงจะไม่เป็นอันทำงานกันพอดี (แต่เอาจริงๆ คนจำนวนมากก็จะเจอปัญหานี้แหละครับ)
บล็อกวันนี้ผมเลยขอหยิบเทคนิคบางอย่างที่ควรทำเพื่อให้คุณ “จัดการกับอีเมล์” ได้ดีขึ้นกว่าเดิม เผื่อจะช่วยให้หลายๆ คนทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
1. เช็คเมล์เป็นเวลา และไม่ใช่เช็คตลอดเวลา
ทุกวันนี้เมล์ของหลายๆ คนมีอัพเดทกันแทบจะตลอดเวลา ถ้าคุณมัวแต่นั่งเช็คทุกครั้งที่มีสัญญาณเตือนก็คงไม่ต่างจากการที่นั่งคุย Line ที่มีการเด้งมาอยู่ตลอดจนไม่ต้องเป็นอันทำอะไร ฉะนั้นทางที่ดีคืออย่าไปตั้งเตือนเมล์ให้มารบกวนสมาธิคุณ แต่ตั้งตารางการเช็คเมล์ให้กับตัวเอง เช่นจะเช็คทุกชั่วโมง หรือทุก 2 ชั่วโมง โดยนอกจากนั้นให้โฟกัสกับงานที่คุณต้องทำจริงๆ (อย่าลืมว่าเขาไม่ได้จ้างคุณมานั่งเช็คเมล์)
2. ใช้เมล์ในเรื่องจำเป็นที่ต้องส่งเท่านั้น
หลังๆ ผมเห็นว่าการส่งเมล์เป็นเหมือน Chat คุยกันอยู่ไม่น้อยจนหลายๆ ทีอยากจะบอกว่าให้เดินไปคุยกันจะง่ายกว่า หรือบางอย่างก็ใช้เมล์เป็นที่ส่งไฟล์ข้ามไปข้ามมาซี่งก็ทำให้เกิดปัญหาเมล์เต็มขึ้นมาอีก ฉะนั้นแล้วลองคิดกันดีๆ ว่าเมล์ไหนควรส่ง เมล์ไหนไม่จำเป็นต้องส่ง (ทำอย่างอื่นให้ง่ายกว่า เร็วกว่า สะดวกกว่า) การลดเมล์ไม่จำเป็นก็ทำให้คุณรู้สึกรำคาญกับการเช็คเมล์น้อยลงไปด้วยในตัว
3. ไม่ต้องส่งถึงทุกคน ส่งกับคนที่จำเป็นก็พอ
ด้วยความสามารถของ cc ทำให้คนจำนวนไม่น้อยใช้วิธี cc มันทุกคนที่เกี่ยวข้องทั้งที่จริงๆ กลับกลายเป็นการเพิ่มปริมาณเมล์ให้กับอีกฝ่ายไปโดยไม่รู้ตัว โดยเฉพาะถ้าคนที่ cc ไม่ได้เกี่ยวข้องกับเรื่องที่ว่าขนาดนั้น กลายเป็นว่าเขาต้องมารับรู้บทสนทนาและเมล์อยู่ไม่น้อย กลายเป็นเมล์ที่ทับถมกันไปเรื่อยๆ จนเป็นปัญหาตามมา
4. ใช้ระบบ Rules ของ Email ช่วยกรองเมล์
สำหรับคนที่ใช้เมล์ผ่านโปรแกรมอย่าง Outlook หรือโปรแกรมอื่นๆ นั้นก็สามารถใช้โปรแกรมในการตั้งระบบกรองเมล์เพื่อให้คุณไม่จำเป็นต้องอ่านทุกๆ เมล์ที่มาหาคุณ การตั้งระบบกรองเมล์นี้ช่วยได้มากสำหรับคนที่ต้องการจัดลำดับความสำคัญไม่ว่าจะเลือกเมล์ที่ส่งตรงถึงคุณแยกเอาไว้ก่อน หรือเอาเมล์ที่ส่งมาจากอีกแผนกแยกออกมาเป็นต้น การกรองเมล์เหล่านี้ช่วยทำให้คุณจัดลำดับความสำคัญของเมล์ต่างๆ ได้ดียิ่งขึ้น รวมทั้งแบ่งหมวดหมู่ต่างๆ ให้เป็นระบบเบียบ ช่วยให้ทำการค้นหาต่างๆ ได้ง่ายอีกด้วย
5. อย่าเพิ่งตอบเมล์ในทันที
สิ่งที่ผมมักจะทำอยู่บ่อยๆ คือการสแกนเมล์ที่เข้ามาแล้วดูว่าอันไหนต้องตอบหรือต้อง Action บ้าง อันไหนสำคัญและจำเป็นต้องรู้ การสแกนดังกล่าวนั้นไม่ได้แปลว่าต้องอ่านละเอียดทีละฉบับแต่คือการมองปราดดูเนื้อความคร่าวๆ ถ้าอันไหนจำเป็นที่ต้องกลับมาดูรายละเอียดผมก็จะทำสัญลักษณ์ไว้หรือไม่ก็ย้ายไปอยู่ใน Folder to-do-list ก่อน ทั้งนี้เพื่อเคลียร์เมล์ต่างๆ ที่ไม่จำเป็นออกแล้วค่อยกลับมาดูลิสต์ดังกล่าว การทำอย่างนี้ช่วยให้เราเห็นภาพรวมว่ามี “งานต้องทำ” จากอีเมล์เยอะแค่ไหน อะไรสำคัญก่อนหลังแล้วจึงค่อยวางแผนจัดการ ซึ่งนั่นเป็นสิ่งที่ควรทำแทนที่จะตะบี้ตะบันตอบไล่ทีละเมล์จนบางทีทำให้เราวางแผนการใช้เวลาผิดเอาได้ง่ายๆ
