4 อย่างในออฟฟิศที่ทำลาย Productivity ของคุณไป
ผมเชื่อว่าคนทำงานเก่งๆ รวมถึงระดับผู้จัดการต่างๆ นั้นก็มักจะให้ความสำคัญกับ Productivity อยู่พอสมควร เนื่องจากเวลาทำงานของแต่ละออฟฟิศนั้นก็มีจำกัด จำเป็นต้องใช้ให้คุ้มค่าและได้งานงานที่มีคุณภาพ อย่างไรก็ตาม เรื่อง Productivity เป็นเรื่องที่พูดกันเยอะแต่ทำให้เกิดผลได้จริงไม่ง่ายนัก แถมเอาจริงๆ กิจกรรมทั่วๆ ไประหว่างการทำงานในออฟฟิศนี่เองที่ทำลาย Productivity โดยไม่รู้ตัว
วันก่อนผมอ่านเจอบล็อกหนึ่งของ Entrepreneur ที่พูดถึงเรื่อง 4 กิจกรรมที่ทำลาย Productivity เราอย่างมาก แถมยังเป็นเรื่องที่อยู่ใกล้ตัวเราเสียด้วยซ้ำ (บางอันผมว่าหลายๆ คนก็รู้อยู่แล้วด้วย) เลยขอเอาตัว Infographic จากบล็อกนั้นมาขยายแล้วเล่าต่อในบริบทแบบไทยๆ แล้วกันนะครับ
1. การประชุม
ผมเชื่อว่าคนระดับหัวหน้างานมักบ่นกันบ่อยๆ ว่าอาชีพของพวกเขาคือประชุมตอนกลางวันแล้วทำงานตอนกลางคืน เพราะสิ่งที่พวกเขา (รวมถึงผมเอง) เจออยู่เสมอคือการโดนเรียกประชุมจากหน่วยงานโน้น ติดตามงานนี้ แจ้งความคืบหน้างานนั้น ชนิดที่ในทุกๆ วันจะมีประชุมอย่างน้อย 1-2 ครั้ง แถมถ้าเอาหนักๆ คือประชุมตั้งแต่เช้ายันเย็น กว่าจะได้นั่งโต๊ะทำงานแล้วเคลียร์งานก็ปาเข้าไปเกือบเลิกงานแล้ว
แถมสิ่งที่เรามักจะเจอกันคือการเรียกทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องเข้าประชุมร่วมกันโดยหวังว่าการได้ทุกคนมาอยู่รวมกันได้ความคิดที่หลากหลายและมีประสิทธิภาพ ทั้งที่ในความเป็นจริงเรามักจะได้ผลตรงกันข้าม (คือไม่ได้อะไรที่เป็นชิ้นเป็นอัน และหลายคนก็ไม่ได้รู้สึกร่วมอะไรไปกับการประชุม) จนสุดท้ายก็กลายเป็นว่าเสียเวลา 1-2 ชั่วโมงไปโดยเปล่าประโยชน์
เอาจริงๆ แล้ว การประชุมนั้นจะให้มีประสิทธิภาพก็ทำได้ แต่ส่วนมากที่เราไม่ได้ทำกันคือการใช้แนวทางในการประชุมให้มีประสิทธิภาพ คนจำนวนมากคิดว่าการประชุมคือการเอาคนมารวมๆ กันแล้วก็อัพเดทหรือชี้แจงข้อมูล แต่ถ้าเราดูบริษัทหรือทีมที่ประสบความสำเร็จนั้น พวกเขาจะใช้การประชุมให้ประสิทธิภาพและสั้นที่สุด แทนที่จะลากยาวและใช้เวลาอยู่กับการอ่าน Slide ไปเรื่อยๆ (ซึ่งเป็นสิ่งที่เรามักจะเจอกัน)
ถ้าใครอยากประชุมให้ประสิทธิภาพ ผมแนะนำให้ลองอ่านหนังสือ Six Thinking Hats แล้วไปปรับใช้กันดูนะครับ
2. เล่นอินเตอร์เนต
เราคงต้องยอมรับความจริงกันว่าอินเตอร์เนตนี้คือสุดยอดของสิ่งกวนใจและทำให้เราหลุดโฟกัสการทำงานได้ดีที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเรามี Social Network อย่าง Facebook หรือ Twitter ที่ทำให้เราเกิดพฤติกรรมอยากอัพเดทกันแทบทุกนาทีที่สมองเราหยุดพัก เช่นระหว่างที่กำลังพิมพ์งานอยู่แล้วรู้สึกตันๆ เหนื่อยๆ เราก็จะรีบพักแล้วสลับหน้าจอไปเล่น Facebook อย่างรวดเร็ว นี่ยังไม่นับการเปิดเว็บไซต์อื่นๆ ที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับงาน (ยอมรับกันเหอะ ว่าพวกเราล้วนทำกัน ผมเองก็ยังเป็นเลย)
การมีอินเตอร์เนตทำให้หน้าจอคอมพิวเตอร์ที่เราเคยเอาไว้ทำงานกลายเป็นช่องทางในการติดต่อกับโลกภายนอกได้ด้วยแค่ปลายนิ้ว ยิ่งกับคนที่ใช้งานคอมพิวเตอร์บ่อยๆ แล้วยิ่งรู้สึกง่ายกับการสลับหน้าจอไปมาเพื่อหาข้อมูลต่างๆ หรือตามติดเรื่องราวบนโลกออนไลน์ที่นับวันก็จะยิ่งมีเรื่องฮอตฮิตเกิดขึ้นกันทุกๆ วัน
ลองคิดกันดูเล่นๆ ก็ได้ว่าในแต่ละวัน เราเสียเวลากับการเปิดเว็บที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน หรือเช็ค Facebook กันนับเป็นกี่ชั่วโมงต่อวัน ยิ่งเรามี Smartphone ที่ต่อให้บริษัทบล็อกเนตแล้วก็ตาม เราก็ยังเล่น LINE ผ่านมือถือได้อยู่ดี
พอเป็นเช่นนี้แล้ว จึงไม่แปลกหรอกครับที่นับวัน การทำงานให้เกิด Productivity ของเราจะลดลงเรื่อยๆ
3. รับ-ส่ง Email
แม้ว่า Email จะช่วยให้เราทำงานสะดวกมากขึ้นในการส่งข้อมูลและงานระหว่างคนในทีมจนไปถึงกับลูกค้า แต่ทุกวันนี้เราก็เริ่มชินที่จะใช้ Email กันแบบผิดๆ ถูกๆ บ้างก็ส่ง Email กันชนิดประหนึ่ง Chat Message หรือบางครั้งก็ส่ง Email แทนที่จะเลือกเดินไปพูดคุยกันให้เคลียร์ จนสุดท้ายกลายเป็นว่าพนักงานออฟฟิศทุกวันนี้ต้องใช้เวลาจำนวนมากอยู่กับการเคลียร์ Email ทั้งที่จำเป็นและไม่จำเป็นจนทำให้งานไม่เดินเสียที
ปัญหาที่เกิดขึ้นใช่ว่าเพิ่งเกิดแต่อย่างใด แต่ผมเชื่อว่าหลายๆ องค์กรรู้เรื่องนี้มานานแล้วแต่ก็หาทางแก้ไขให้ดีขึ้นได้ยากอยู่พอสมควร ทั้งนี้เพราะการส่ง Email เริ่มกลายเป็นความมักง่ายของพนักงานในยุคดิจิทัลไปเรียบร้อยประเภทว่าอะไรๆ ก็ส่ง Email คุยกัน
จนทุกวันนี้ หลายๆ คนได้รับ Email กันอย่างต่ำวันละหลายสิบฉบับ บางคนไปร่วมหลักร้อย ซึ่งลองคำนวนกันเล่นๆ ว่าหนึ่งฉบับต้องใช้เวลาในการอ่านและเคลียร์อยู่ร่วมๆ 1-2 นาที แสดงว่าวันหนึ่งคุณใช้เวลาเกือบ 1-2 ชั่วโมงเป็นอย่างน้อยในการเช็คอีเมล์ (นี่ยังไม่นับว่าเมล์แต่ละฉบับจะต้องมีการตอบ หรือเคลียร์งานต่ออีกนะ)
ผมเคยเขียนบล็อกเรื่องการใช้ Email แบบผิดๆ และนำไปสู่การทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพไว้ ถ้าใครอยากทำงานให้ดีขึ้นก็ลองอ่านเป็นแนวทางได้ครับ
4. การเดินทาง
ผมเชื่อว่าข้อนี้คนกรุงเทพน่าจะเข้าใจเป็นอย่างดี โดยเฉพาะกับคนที่ต้องออกไปประชุมกับลูกค้า ต้องเดินทางไปตรวจโน่นดูนี่อยู่บ่อยๆ ภายใต้สภาวะการจราจรสุดจะบรรยายของกรุงเทพ (ที่ขึ้นชื่อว่าติดอันดับการจราจอดยอดแย่ของโลก) ซึ่งการติดอยู่บนถนนทำให้คุณเสียเวลาสุดจะมีค่าในการทำงานต่างๆ มากมาย
โดยส่วนตัวผมเอง ผมมักจะเลี่ยงการขับรถในวันธรรมดาและเลือกใช้บริการ BTS / MRT ที่อย่างน้อยก็ช่วยย่นระยะเวลาได้ระดับหนึ่ง แถมเราสามารถทำงานไปด้วยได้ (ถ้าได้นั่ง) หรือบางครั้งการใช้บริการ Taxi ก็ดีกว่าเพราะอย่างน้อยคุณก็สามารถนั่งเปิดคอมทำงานอยู่ด้านหลังได้แทนที่จะต้องนั่งจับพวงมาลัยแล้วทำอะไรไม่ค่อยจะได้ (ซึ่งส่วนตัวผมแล้วเป็นอะไรที่ค่อนข้างน่าเบื่อทีเดียว)
แต่ก็อย่างว่าแหละครับ หลายๆ คนไม่ได้อยู่ในจุดที่มีทางเลือกแบบนี้ได้ ฉะนั้นแล้วทางที่ดีคือพยายามคำนวนเรื่องการใช้เวลาบนท้องถนนกันดีๆ ทำอย่างไรให้มันคุ้มค่าที่สุด รวมไปถึงบางครั้งอาจจะหาวิธีลดการเดินทางที่ไม่จำเป็นดูนะครับ
