5 แนวทางรับมือการ "โปรเจคมีแต่เพิ่ม แต่ไม่มีลด" ในออฟฟิศ

หนึ่งในปัญหาที่เจอกันหลายออฟฟิศคือการเกิดโปรเจคงานใหม่ ๆ เข้ามาตลอดโดยไม่มีทีท่าว่าจะลดลง แถมโปรเจคเดิมก็ยังต้องรันต่อไปด้วยจนอาจจะทำให้คนทำงานรู้สึกกดดัน เครียด หรือไม่ก็โฟกัสไม่ถูกว่าจะต้องจับตัวไหนอย่างไรดี ซึ่งจะว่าไปแล้วนี่ก็เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้ง่ายมากในยุคที่ "ไอเดีย" เกิดขึ้นแทบจะตลอดเวลา

สาเหตุอย่างหนึ่งที่ทำให้เรื่องการเพิ่มโปรเจคงานเข้ามาในธุรกิจอย่างไม่หยุดหย่อนนั้นก็มาจากการที่ธุรกิจอยู่ในโหมด "โต้ตอบ" กับกระแสรอบตัว ทำให้ผู้บริหารหลายคนเห็นกระแสอะไร เทรนด์อะไร ก็จะรีบมาตั้งโปรเจคใหม่ให้ทำ จะรีบทำเรื่องนั้นเรื่องนี้ตามกระแสตลาดที่กำลังมาโดยอาจจะลืมมองไปว่าตอนนี้ยังมีงานเดิมที่ยังคงรันอยู่ต่อเนื่องด้วย

นอกจากนี้แล้ว เราอาจจะพบปัญหาเกี่ยวเนื่องกันคือหลายโปรเจคที่ยังรันอยู่นั้นกลับเป็นงานที่ "ทำต่อ ๆ กันมา" ทั้งที่ควรจะหยุด ควรจะแคนเซิลออกไปได้แล้วแต่ก็ไม่มีใครที่จะลุกขึ้นมากดปุ่มหยุด ไม่ว่าจะเพราะมันไม่ได้จำเป็นแล้ว มันไม่น่าจะเกิดผลอย่างที่คาดไว้ หรือมันเอ้าท์ไปแล้วเป็นต้น

ด้วยเหตุนี้เอง มันอาจจะเป็นจุดที่หลายองค์กรต้องสร้างกลไกบางอย่างเข้ามาเพื่อบริหารโปรเจคที่ทั้งจะเข้ามาและกำลังรันอยู่เพื่อให้เกิดความสมดุลและไม่บั่นทอนคนทำงาน

1. การตรวจสอบโปรเจคที่ "กำลังรันอยู่"

ในบรรดางานที่ต้องรันต่อเนื่องไปนั้นอาจจะต้องมาดูว่ามันยังควรได้รันต่อไปหรือเปล่า การตัดสินใจว่าจะให้งานนั้นยังคงดำเนินต่อไปไม่ควรทำด้วยเหตุผลแค่ว่า "ทำมานาน" หรือ "เราเคยทำกันมาก่อน" แต่ควรเกิดด้วยการพูดกันอย่างตรงไปตรงมาว่ามันควรจะทำต่อไปเพราะอะไร

2. การสร้างระบบ "แลกเปลี่ยนโครงการ"

หนึ่งในวิธีที่หลายบริษัทใช้กันคือการจะเกิดโปรเจคใหม่ได้นั้นก็คือการจะต้องยุติโปรเจคเดิมที่มีอยู่ หรือไม่ก็เป็นการแลกเปลี่ยนทรัพยากรที่จะใช้ในการดำเนินงานแทนที่จะเป็นการ "ขอเพิ่ม" ไปเรื่อย ๆ จนทำให้เกิดการบวมของทรัพยากรเช่นทีมงานที่มีเยอะเกินไป เป็นต้น

3. หยุดให้ทุกไอเดียเป็นโปรเจค

ในขณะที่เราต้องแก้ปัญหาโปรเจคเดิมที่มีอยู่ การเติมเข้ามาใหม่ก็ต้องมีการคัดกรองด้วย ไม่ใช่ว่าเห็นอะไรเป็นไอเดียน่าสนใจก็จะมาเปิดโปรเจคใหม่ ทำใหม่โดยทันทีเพราะสุดท้ายจะกลายเป็นว่าองค์กรจะถูกดึงทรัพยากรไปทำโปรเจคใหม่ ๆ นี้จนงานเดิมที่มีอยู่ทำไม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

4. ลองวัดผลหรือให้รางวัลกับการ "หยุด"

อีกไอเดียที่บางที่จะทำคือการตั้ง KPI ในเรื่องการหยุดโปรเจคที่วัดคุณภาพไม่ได้ หรือไม่ได้ผลลัพธ์ ซึ่งนั่นทำให้การทำงานต้องมีการคิดวิเคราะห์และประเมินอย่างระมัดระวังมากขึ้นแทนที่จะเกิดภาวะ "ไอเดียบรรเจิด" ทำอะไรเพิ่มเต็มไปหมด

5. มองโปรเจคในเชิงกลยุทธ์แทนที่จะเป็นปริมาณ

มุมมองที่หลายคนอาจจะต้องปรับคือการทำอะไรเยอะไม่ได้แปลว่าดี แต่มันคือการวัดเชิงคุณภาพและโฟกัสไปที่ว่าโปรเจคต่าง ๆ นั้นสอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์กรหรือเปล่า

นี่เป็นส่วนหนึ่งของสิ่งที่องค์ครอาจจะต้องหยิบมาคิดและพิจารณามากขึ้นเพื่อไม่ให้เกิดภาวะ "โปรเจคล้น" จนเป็นปัญหาคาราคาซังขององค์กรนั่นเองล่ะครับ