หลัก 3 ข้อง่ายๆ ในการจัดการอีเมล์ให้มีประสิทธิภาพ
ผมเชื่อว่าคนทำงานออฟฟิศมักจะโดนอีเมล์ถล่มอยู่บ่อยๆ (หรือจะแทบทุกวัน) อย่างผมเองก็ได้อีเมล์วันนึงอยู่มากกว่าร้อยฉบับอันเนื่องจากทีมงานต้องการให้รับทราบไว้ด้วย ไหนจะงานโดยตรง หรือจะมีเรื่องแจ้งอื่นๆ จากแผนกต่างๆ อีก
และแน่นอนว่ามันคงไม่ใช่เรื่องสนุกถ้าเราจะมานั่งเช็คอีเมล์ทุกฉบับ ซึ่งในหนังสือการสร้าง Productivity ก็มักพูดบ่อยๆ ว่าเราจะรู้จัก “คัดกรอง” และ “จัดการ” กับอีเมล์ให้มีประสิทธิภาพ
ทีนี้เมื่อเราพูดเรื่องหลักการคัดกรองอีเมล์หรือจัดลำดับความสำคัญนั้น ผมลองสรุปหลักสำคัญๆ ออกมาสามข้อที่เราสามารถเอาไปปรับใช้ได้เลยนะครับ
1. อีเมล์นี้เกี่ยวกับเราหรือไม่?
อย่างแรกๆ ที่เราต้องดูก่อนเลยคือเรื่องที่ส่งมาให้เรานั้นเกี่ยวข้องกับเราหรือเปล่า บางทีเราก็สามารถรู้ได้จากการอ่านหัวข้ออีเมล์ บ้างก็ต้องดูจากเนื้อความในย่อหน้าแรกๆ เพื่อจะประเมินได้ว่าเรื่องนี้เกี่ยวกับเราในแบบไหน ส่งตรงถึงเรา ต้องการให้เราดำเนินการ หรือแค่ให้เรารับรู้ (หรือบางทีอาจจะแค่ CC ไว้เท่านั้น) แน่นอนว่าอีเมล์ในกลุ่มที่เราไม่ได้เกี่ยวข้องหรือไม่ได้เกี่ยวโดยตรงก็ควรจะลดความสำคัญไปและจัดลำดับไว้หลังๆ แทนที่เรื่องที่สำคัญกว่า
2. เรื่องที่มาจากอีเมล์นั้นสำคัญและด่วนมากน้อยแค่ไหน
หลังจากประเมินเรื่องความเกี่ยวข้องกับตัวเราแล้ว สิ่งที่ต้องคิดตามมาคือความเร่งด่วนที่คนส่งอีเมล์ต้องการการตอบรับ หรือเรื่องที่ส่งมานั้นเป็นเรื่องซีเรียสที่ต้องการการดำเนินการเร็วมากน้อยแค่ไหน ถ้าเป็นเรื่องที่ซีเรียสมากๆ มันอาจจะต้องถูกจัดลำดับความสำคัญขึ้นมาให้เรารีบดำเนินการโดยเร็วก่อนคนอื่นนั่นเอง
3. เราสามารถจัดการอีเมล์นั้นได้เร็วแค่ไหน
อีกหลักสำคัญอย่างหนึ่งคือการดูว่าในอีเมล์แต่ละฉบับนั้น เราต้องใช้เวลาในการจัดการมันเยอะหรือเปล่า บางอีเมล์เราสามารถตอบและเคลียร์ออกไปได้เร็วภายในเวลาไม่ถึงนาที บางอีเมล์ต้องใช้เวลาหาข้อมูลหรือต้องพูดคุยกับคนอื่นมาเพื่อให้ได้คำตอบ บางอีเมล์ต้องใช้เวลาที่นานกว่านั้น เรื่องนี้สำคัญตรงที่ช่วยทำให้เรามองเห็นได้ว่าต้องใช้เวลามากน้อยแค่ไหนในการเคลียร์งานที่อยู่ตรงหน้า การเคลียร์งานที่ใช้เวลาไม่มากออกไปก่อนอาจจะเป็นทางเลือกที่ดีเพราะมันทำให้ลดปริมาณออกไปได้เร็วและใช้พลังงานไม่เยอะ แล้วเก็บพลังงานใหญ่ๆ เอาไว้จัดการก้อนที่ใหญ่และต้องใช้พลังมากดีกว่า
แม้ว่าอาจจะดูเป็นเรื่องจุกจิก แต่เชื่อเถอะครับว่าอีเมล์เป็นสิ่งที่เราใช้เวลาในการจัดการมากในทุกๆ วัน เผลอๆ อาจจะเยอะกว่าเวลาทำงานเราเสียอีก (แต่อย่าลืมนะครับว่างานเราไม่ใช่มานั่งตอบ-ส่งอีเมล์) ฉะนั้นถ้าเรารู้จักบริหารและใช้งานอีเมล์กันให้ดีๆ ก็จะทำให้เราทำงานได้ดีขึ้นอีกมากเลยล่ะครับ
