เราใช้เวลากับ PowerPoint มากเกินไปหรือเปล่า?
ข้างต้นเป็นคำถามที่จู่ๆ ผมก็คิดขึ้นมาระหว่างนั่งทำ PowerPoint นั่นแหละ และผมว่าเอาจริงๆ หลายคนก็คงคิดไม่ต่างจากผมเช่นกัน
ทุกวันนี้ เราคงไม่อาจจะปฏิเสธได้ว่าการทำ PowerPoint ดูจะเป็นเรื่องปรกติของการทำงานไปแล้ว และหลายๆ ครั้งมันไม่ใช่ Presentation ที่ต้องเอาไปนำเสนออะไรด้วยซ้ำ บ้างก็เอาไว้ดูกันเองภายใน บ้างก็กึ่งๆ เป็นเอกสารที่ทำไว้พอเป็นพิธี
แต่รู้ตัวอีกที ผมว่าทุกวันนี้เราใช้เวลาในการทำ PowerPoint กัน (หรือบางทีอาจจะหมายถึงการทำงานเอกสาร) มากเป็นอันดับต้นๆ ของการทำงานรองจากการประชุมเลยทีเดียว (หรืออาจจะมากกว่า)
พอเป็นแบบนี้แล้ว มันทำให้ผมอดคิดไม่ได้ว่าจริงๆ เราใช้เวลากับมันมากเกินไปหรือเปล่า? หลายๆ ครั้งการทำ PowerPoint เพื่อส่งหากันในการทำงานมีรายละเอียดที่มากเกินจำเป็น ไหนจะการนำเสนอที่ต้องพิถีพิถันจนบางทีก็กินเวลาโดยใช่เหตุ
เพื่อนผมแลกเปลี่ยนความเห็นเพิ่มเติมหลังจากที่ผมโพสต์เรื่องนี้บน Facebook ไปว่ายังไม่นับกรณีพวกที่ Power Point ดูสวยงามแต่ดันทำให้คนดูไม่เข้าใจ หรือบางทีก็ละเอียดยิบมากๆ แต่คนนำเสนอกลับไม่สามารถตอบคำถามซึ่งจริงๆ อยู่ในสไลด์ได้ซะงั้น (ฟังเหมือนเรื่องตลก แต่เชื่อเถอะครับว่าเคสแบบนี้มีกันเพียบ)
และนั่นก็คงไปสู่คำถามที่ว่าเราทำงานแบบ Productivity กันหรือเปล่า?
ในบทแรกของหนังสือ Low-Hanging Fruit ซึ่งเป็นหนังสือแนะนำการสร้าง Productivity ในองค์กรนั้นได้แนะนำให้เราลองตีมูลค่า “ราคา” ของทุกสิ่งรอบๆ ตัวเราในออฟฟิศโดยคำนวนจากเวลาและทรัพยากรในการทำงาน ผมเลยลองเอามานั่งคิดเล่นๆ ว่าทุกวันนี้เราใช้เวลาในการทำ Power Point แต่ละไฟล์นั้นคิดเป็นเงินกันเท่าไร และเราได้ใช้ประโยชน์กับมันคุ้มค่าเพียงไหน
ผมเชื่อว่าหลายๆ คนก็คงมีคำตอบคล้ายๆ ผมเหมือนกันว่าหลายๆ Presentation นั้นแทบจะมี “ราคา” ที่สูงมาก แต่กลับไม่ได้ใช้งานให้เกิดประโยชน์เลยแม้แต่น้อย
ไฟล์รายงานผลการดำเนินการที่ได้เปิดดูเพียงครั้งเดียว แถมไม่ได้นำไปสู่การดำเนินการอะไรต่อ
ไฟล์อธิบายโครงสร้างหรือขั้นตอนต่างๆ ที่ละเอียดยิบแต่ไม่มีใครเอามาดูอีกหลังจากฟังในห้องประชุม (ซึ่งก็ไม่มีใครดูสไลด์ด้วยเช่นกัน)
บางทีนี่อาจจะต้องทำให้เรากลับมาทบทวนกันใหม่ว่าการทำงานให้เกิดประสิทธิภาพนั้นควรจะทำอะไรกันแน่ และเราทำ PowerPoint กันให้เกิดประสิทธิภาพจริงๆ หรือเปล่า?
อย่างไรก็ตาม นี่ใช่ว่าผมจะให้เลิกทำ PowerPoint กันหรอกนะครับ อันที่จริงผมก็ยังเห็นว่าไฟล์เอกสารหรือสไลด์นำเสนองานนั้นก็ยังจำเป็นอยู่เหมือนกัน แต่สิ่งที่เราต้องมาคิดกันให้ดีๆ คือเราใช้เวลากับสิ่งเหล่านี้มากน้อยแค่ไหน มันคุ้มค่าหรือเปล่า กับเอกสารบางอย่างอาจจะเป็นเเรื่องที่จำเป็น แต่บางอย่างก็ไม่ได้จำเป็นขนาดนั้น บางเรื่องอาจจะเหมาะกับการเขียนเมล์ฉบับเดียวส่งให้กันหรือที่หนักกว่าคือการเดินไปคุยกันเลยก็ได้
ในขณะเดียวกัน ถ้าเรายังจำเป็นที่ต้องทำเอกสารอยู่นั้น ผมว่าเราก็ต้องเรียนรู้ที่จะใช้งานให้มีประสิทธิภาพสูงสุด (และใช้เวลากับมันให้คุ้มค่าที่สุดด้วยเช่นกัน)
คิดอย่างไรกันบ้างล่ะครับ?
